Samenwerkingsassessment in de aanbesteding van Bouwteam Bruggen Oranje Loper voor de gemeente Amsterdam

>

Samenwerkingsassessment in de aanbesteding van Bouwteam Bruggen Oranje Loper voor de gemeente Amsterdam

Opdrachtgever

Het ontwikkelen en uitvoeren van het samenwerkingsassessment was een samenwerking tussen Common Eye en de gemeente Amsterdam.

Aanleiding en vraagstuk

Bij complexe infrastructurele projecten zijn veel partijen betrokken. Zo ook bij het project ‘Bruggen Oranje Loper’. Het vervangen van deze bruggen is onderdeel van het programma Oranje Loper. Dit programma vernieuwt de Nieuwezijds Voorburgwal en de straten en bruggen van Raadhuisstraat tot Mercatorplein. Een goede samenwerking is bij dit soort projecten cruciaal voor het behalen van doelstellingen en het laten slagen van het project. Bij opdrachtgevers bestaat daarom al langer de behoefte om al “aan de voorkant” van een project bij de aanbesteding gegadigden te kunnen toetsen op samenwerkingsvaardigheid. Om dit te kunnen waarmaken, heeft de gemeente Common Eye gevraagd om een samenwerkingsassessment te ontwikkelen en uitvoeren om gegadigden op samenwerking te toetsen. Vanuit de gemeente was Yvonne Korver betrokken, partner bij PRO6managers en voor de gemeente Amsterdam werkzaam aan project bruggen Oranje Loper.

Werkwijze

Eerst zijn we met de gemeente in gesprek gegaan over welke samenwerkingscompetenties zij graag terug ziet in een project van deze aard en omvang. Uiteindelijk zijn er zes competenties gedefinieerd, waaronder betrouwbaar samenwerkingsgedrag, het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid, adaptief vermogen en het omgaan met belangen. De zeven gegadigden kregen tijdens het assessment opdrachten op basis waarvan de assessoren het samenwerkingsgedrag konden observeren. De meeste opdrachten kwamen direct uit de samenwerkingspraktijk van dit type projecten.

Het mooie aan dit instrument is dat we het zo hebben ontworpen dat het assessmentrapport kan dienen als lerend instrument tijdens de PSU (Project Start Up). De uitkomsten zijn hiervoor mooie input. Zowel aannemers als de gemeente hebben hierdoor al vroeg in het proces ervaringen met elkaar opgedaan op basis van de bovengenoemde competenties. Hiermee staat de wijze van hoe de samenwerking vorm gegeven zal worden al vanaf de aanbesteding op het netvlies bij alle partners in het bouwteam.

Reflectie

Het was een innovatief project waar we in co-creatie continu hebben gekeken hoe we het assessment beter konden maken. Immers, voor velen was dit proces nieuw en daarmee innovatief. Voor Common Eye was het interessant om op deze manier creatief bezig te zijn met het toepassen van ons gedachtegoed rondom samenwerken in een aanbestedingsproces. Daarnaast zagen we dat deelnemers vanuit de opdrachtnemers erg positief waren over het assessment, dat was mooi om te zien.

Gedurende het traject zijn er veel nieuwe inzichten opgedaan. Zo zijn er samenwerkingscompetenties die op gespannen voet met elkaar kunnen gaan staan. Wanneer een aannemer zich vanuit een casus strikt houdt aan de gemaakte afspraken om geplande werkzaamheden niet te verzetten ondanks de druk uit omgeving en politiek maakt dat de aannemer op zichzelf een betrouwbare partner: afspraak is afspraak. Alleen toont de aannemer zich dan niet adaptief, en kan dus als ‘stug’ en ‘rigide’ worden gezien. In zo’n geval kun je niet tegelijk betrouwbaar én adaptief zijn. Hieruit blijkt dat het niet gemakkelijk is om te definiëren wat goede samenwerking is. Zo zwart-wit is een goede samenwerking niet, omdat dat dat altijd afhankelijk is van de context.  Een leerpunt dat hieruit voortkomt is dat hoewel we vaak wel een gedeeld beeld hebben bij wat goede samenwerking is, elk type project wellicht een ander soort mix van samenwerkingscompetenties nodig heeft.

Meer informatie
Betrokken adviseurs

Freek van Berkel, Edwin Kaats, Nikki Willems, Esther Klaster, Rosi Dhaenens en Yvonne Korver.

Duur traject

Voorjaar 2019 tot januari 2020.

Advies nodig bij jouw samenwerkingsvraagstuk?

Neem contact op met Freek van Berkel. 

Steeds meer aandacht voor ‘de zachte kant’

>

BASS: Bewust Aandacht voor een Succesvolle Samenwerking'

Samenwerkende organisaties

Heijmans.

Vraagstuk

Je verwacht het niet gelijk: een commercieel bouwbedrijf dat werkt met samenwerkingsexperts. Tijdens contractbesprekingen hebben we het altijd over inhoud en techniek, maar een goede samenwerking is minstens zo belangrijk, stelt projectcoördinator Chantal van Ravesteijn. Daarom ontwikkelde Heijmans BASS: Bewust Aandacht voor een Succesvolle Samenwerking’.  

“Bij prestatiecontracten was er vanuit de opdrachtgever altijd veel vertrouwen in onze technische en inhoudelijke kennis, maar we merkten dat opdrachtgevers steeds meer de behoefte kregen dat ook de samenwerking soepel verliep. Er was meer en meer vraag naar de ‘zachte kant’”, vertelt Chantal. Dat was de start van een vruchtbare samenwerking met Common Eye. De adviseurs van Common Eye hebben in eerste instantie hun theoretische kennis over samenwerking overgedragen en een aantal enthousiaste medewerkers van Heijmans getraind. “We deden zelf al wel het één en ander op dit gebied, maar het was waardevol hun theorie te leren en concrete handvatten te krijgen”, legt Chantal uit.

Oplossing

BASS als fundament

Dat beviel zo goed, dat Heijmans de aandacht voor een goede samenwerking wilde borgen in het bedrijf en de dienst BASS (voorheen ‘meetbare samenwerking’) oprichtte. Inmiddels heeft Common Eye zo’n vijftien (waarvan nu zeven actief) medewerkers opgeleid tot heuse samenwerkingsexperts die interne en externe samenwerkingen begeleiden. Zij werken op drie verschillende niveaus: bij een startende samenwerking, een langlopende samenwerking of bij management drive-sessies – samenwerkingen waar vanwege de complexiteit er meer kennis en ervaring nodig is op het gebied van samenwerking. “En als een samenwerking écht ingewikkeld wordt, schakelen we de directe hulp van Common Eye in”, aldus Chantal.

Relatie en ambitie

De projectcoördinator vervolgt: “Onze experts doen dit naast hun gewone werkzaamheden. We vinden het belangrijk dat de experts met één been in de organisatie staan, omdat zij klanten goed begrijpen.” Hoe pakken zij dit aan? De samenwerkingsexperts begeleiden het proces van intake tot evaluatie. Daarbij zijn de vijf condities voor goed samenwerken van Common Eye leidend. Chantal: “Tijdens de intake inventariseren we de behoefte van de klant en daarna maken we een draaiboek met een planning en afspraken. Vervolgens houden we een sessie over de onderlinge relaties en gezamenlijke ambitie. We merken dat die bijeenkomst veel oplevert: elkaar leren kennen en de ambitie van de samenwerking formuleren is essentieel voor een succesvol verloop van het proces. Daarna houden we een zogenaamd ‘halen-brengen-gesprek’. Wat zijn ieders behoeften en belangen, wat heb je nodig van de ander, waar liggen misschien wel de frustraties? We stellen een zogenaamde roadmap op waarin alle stappen worden vastgelegd zodat deze echt nageleefd kunnen worden. En tijdens het hele proces evalueren we natuurlijk steeds of we op de goede weg zitten.”

Opgeleverd

Lastige situaties overwinnen

Over het algemeen zijn klanten verrast dat Heijmans op deze manier werkt. “Sommige klanten zijn afwachtend en reageren met ‘ik ben benieuwd wat het zal brengen’, of ‘is het wel echt nodig?’”, vertelt Chantal. “Maar als we uitleggen dat de kans op succes wezenlijk groter is en het helpt om door lastige situaties heen te komen, zijn klanten vaak overtuigd. En let wel: het is niet verplicht om deel te nemen.” Na afloop is bijna iedereen enthousiast. Het levert hen – ook op zakelijk vlak – nieuwe inzichten op en het is betekenisvol dat teamleden elkaar kunnen helpen. Chantal: “‘waarom hebben we dit niet eerder gedaan?’ en ‘dit proces was geweldig’, horen we dan achteraf.”

Vanuit vertrouwen

Heijmans heeft door de trainingen van Common Eye een mooie gereedschapskist’ ontwikkeld die als basis dient. “Maar we breiden de kist ook uit met eigen werkvormen die aansluiten op de behoeften van de groep. Daar is durf voor nodig. Dat gaat ons, om eerlijk te zijn, steeds beter af.” Chantal blikt tevreden terug: “De samenwerking met Common Eye heeft ons veel gebracht, maar ook andersom. Wij zijn gelukkig dat we deze expertise in huis hebben, en zij zijn blij dat wij hier als bedrijf aandacht aan geven. En we hebben geen letter op papier gezet, hè? We werken samen vanuit vertrouwen. Mooi toch?”

Betrokken adviseurs

Ruben van Wendel de Joode.

Duur traject

Lopend traject vanaf 2017.

Zoek jij een passende oplossing voor jouw samenwerkingsvraagstuk?

Ruben van Wendel de Joode denkt graag met je mee.