Vanuit onze adviespraktijk over samenwerken, krijgen wij vragen die gaan over leiderschap en persoonlijk handelen. Vragen waar mensen graag met iemand over willen reflecteren en samen mee aan de slag gaan. Het gaat om vragen als: “Hoe bouw ik aan een succesvolle samenwerking? Waarom kom ik steeds in een conflictmodel terecht met deze professionals en hoe kan ik dit oplossen? Hoe werken wij samen als team en hoe kunnen wij onze eigen samenwerking verbeteren?” Common Eye biedt coaching en mediation aan bij dergelijke vragen. Om een beeld te geven van wat wij daarin doen, schrijven wij blogs. In die blogs interviewen wij elkaar over onderwerpen die ons bezig houden. In dit blog interviewden wij collega Janneke Steijns.
Waarom lopen zoveel samenwerkingsteams vast door spraakverwarring en welke sleutels zijn er om daar weer beweging in te krijgen?
Spraakverwarring… dat vraagt natuurlijk om een heldere toelichting wat je ermee bedoelt. Maar eerst: waarom fascineert dit onderwerp je zo, want dat spat van je af. Word je er door teams zo vaak op bevraagd?
Nee, eigenlijk bijna nooit. Maar ik zie het wel in élk team gebeuren! En in samenwerkingen waar mensen problemen ervaren, speelt spraakverwarring eigenlijk altijd een grote rol. Teams benaderen me meestal omdat er persoonlijk gedoe is, de samenwerking maar niet van wal komt, er behoefte is aan organisatorische of juridische afspraken… dat soort vragen. Maar eenmaal aan de slag blijkt spraakverwarring vaak een belangrijk probleem én een belangrijke sleutel. Spraakverwarring is dus zelden de startvraag, maar teams geven achteraf altijd aan dat inzicht in de dynamiek rondom spraakverwarring een verademing is en hen verder op weg heeft geholpen.
Kortom, het lijkt wel alsof geen enkele samenwerking aan spraakverwarring kan ontkomen, dat is wat me fascineert. Tegelijkertijd is er wat aan te doen, en dat is wat me motiveert.
Laten we dat begrip eens nader duiden. Wat bedoel je met spraakverwarring?
Ik spreek van spraakverwarring wanneer mensen verschillende betekenissen geven aan bijvoorbeeld gemaakte afspraken, gestelde doelen of opgehaalde lessen. Wanneer de één van tafel loopt met een andere conclusie dan iemand anders uit het samenwerkingsteam. Vaak gebeurt dit onbewust. Men heeft niet door dat het gebeurt en denkt op één lijn te zitten. Soms vallen de gevolgen mee, maar het kan ook een enorme impact hebben.
Toch zie ik dat teams hier onvoldoende aandacht voor hebben. Dat kan ertoe leiden dat samenwerkingen al jaren duren, maar dat mensen eigenlijk niet aan dezelfde ambitie werken of dat er onderling onbegrip of zelfs wantrouwen ontstaat waardoor een samenwerking stagneert. Dat betekent nogal wat.
Heb je een voorbeeld?
Neem zoiets als ‘regio’. In veel samenwerkingen worden ambities afgebakend door te werken in regio’s. Ik kom regelmatig tegen dat helemaal niet duidelijk is wat samenwerkende teams onder ‘regio’ verstaan. Terwijl het een belangrijk vertrekpunt vormt voor alle plannen die er samen worden gemaakt en uitgevoerd. En steeds denk ik ‘Hoe kan het?’ en toch zie ik het steeds opnieuw gebeuren.
Veel mensen zullen spraakverwarring herkennen. Wat maakt dat we er steeds intuinen?
Er zijn eigenlijk tal van aanleidingen, dus zonder alomvattend te zijn, herken ik in elk geval vijf redenen die bijdragen aan spraakverwarring:
- Samenwerken vraagt veel van ons. We verbinden ons immers makkelijker met mensen die op ons lijken, terwijl samenwerking juist gebaat is bij diversiteit. Waarbij iedereen een ander stukje van de puzzel in handen heeft. Dat is mooi, maar maakt het ook complex. Misschien wel juist vanwege de diversiteit, zijn we geneigd ons te focussen op de overeenkomsten. De verleiding is groot om te geloven dat je met bepaalde termen hetzelfde bedoelt. Het schept een band.
- In het verlengde daarvan: het kan een spannend proces opleveren wanneer je dieper induikt op zaken. Daar zijn we meestal helemaal niet zo goed in en dat draagt er opnieuw aan bij dat we het verdiepende gesprek liever vermijden dan aangaan.
- Om het nog een beetje moeilijker te maken: juist aan het begin van een samenwerking heb je veel ‘verkenningsruimte’ nodig, je kent elkaar immers nog niet goed. Dat vraagt om het lef je kwetsbaar te tonen in een omgeving die je nog niet vertrouwd is. En we vinden het al zo moeilijk om in de aanwezigheid van anderen te twijfelen en te onderzoeken! De kracht van het niet weten en de mogelijkheid om een oprechte vraag te stellen blijven hierdoor nog vaak onbenut, terwijl we dat hard nodig hebben.
- Heel plat, maar soms kunnen we ons ook gewoon niet voorstellen dat iemand een ander begrip heeft van hetzelfde woord of dezelfde afspraak. Dan is het voor ons zo ontzettend logisch, dat die mogelijkheid niet eens in ons opkomt.
- Als laatste, ik zie ook wel eens gebeuren dat mensen bewust of onbewust wollige taal inzetten omdat ze geen raad weten met hun eigen twijfel. Anderen willen, bewust of onbewust, iemand in zijn waarde laten en bewegen mee. Heel begrijpelijk, maar het levert de samenwerking zowel inhoudelijk als op relationeel vlak eigenlijk nooit iets op.
Zeg, misschien een beetje oneerbiedig maar als spraakverwarring aan de lopende band gebeurt, is het dan niet iets wat we moeten accepteren als onderdeel van samenwerken?
Nee, absoluut niet. Tenminste, niet als dat ertoe leidt dat je het dan ook maar laat gaan. Dat heeft voor veel samenwerkingen verstrekkende gevolgen. Het kost vaak veel tijd, energie en frustratie. Het helpt samenwerkende teams niet dichter naar hun doelen. Je moet er daarom steeds je best voor doen het sneller te herkennen en actie te ondernemen. Aan de slag ermee!
En als je het aandurft om met elkaar de spraakverwarring aan te gaan, dan is dat een heel waardevol en verbindend proces. Dan raak je met elkaar in de echt verdiepende dialoog. En wat is nu een beter start van de samenwerking dan een dergelijk gesprek?
Wat kunnen teams doen en hoe ondersteun je daarbij?
Voor elk team ziet dit er natuurlijk steeds iets anders uit. Ik help in elk geval steeds terug te grijpen op de basis: hoe communiceren we hier met elkaar en wat helpt ons verder?
Het zoeken naar nieuwe manieren van interactie, vraagt regelmatig ook om een nieuwe vorm van samenkomen. Weg met de klassieke agenda, waarbij we aan het einde van de vergadering nog een stuk agenda over hebben. Meestal het deel met de punten waarop juist de dialoog nodig is. Of verander van setting, ga naar buiten. Een heisessie kan echt veel opleveren wanneer je die op de goede manier vormgeeft.
Als teams ervaring opdoen met andere manieren van verbinden, krijgen ze de mogelijkheid om andere patronen te ontwikkelen. Het voeren van een dialoog, contact maken, oprechte vragen stellen, twijfel kunnen delen is namelijk heel besmettelijk. Als dat onderdeel wordt van de identiteit van een team of samenwerking sta je helemaal sterk. Dan zie je dat ook bij wisselingen van de wacht, nieuwkomers deze manier van verbinden snel oppakken. Díe blijvende verandering realiseren is mijn ambitie.
Klik hier voor meer informatie over coaching en conflictbegeleiding bij Common Eye.
Janneke Steijns
