Een belangrijke vraag waarmee je altijd te maken hebt in samenwerkingsverbanden is: Hoe pak je het aan? Deze vraag moet je als partners beantwoorden. Als we spreken over proces, dan spreken we over de voortgang van de inhoud van de samenwerking, maar ook over de manier waarop we samenwerken. Aandacht voor het proces gaat over een vinger aan de pols houden in de samenwerking. Een betekenisgevend proces geeft antwoord op de volgende vragen: Hoe kunnen we de goede dingen op het goede moment doen? Hoe komen we op een goede manier in gesprek en hoe komen we tot overeenstemming? Welke rol heeft iedereen daarbij en wie heeft de procesregie?
Dat gezegd hebbende, komen we aan bij een essentiële voorwaarde voor een kansrijke samenwerking: vertrouwen in het proces.
Er zijn vier domeinen te onderscheiden waarop je kunt werken aan het procesvertrouwen van een samenwerking:
- Inhoudelijke zekerheid: de mate waarin inhoud, ambitie en doelstellingen duidelijk zijn
- Sociale zekerheid: de mate waarin de samenstelling duidelijk is en betrokkenheid en leiderschap aanwezig zijn
- Procedurele zekerheid: de mate waarin spelregels, procedures en afspraken over het samenwerkingsproces aanwezig en duidelijk zijn
- Taak- en tijdzekerheid: de mate waarin de fasering, de timing en de status van het proces duidelijk zijn.
1. Inhoudelijke zekerheid: waar gaat het over?
De basisvraag bij inhoudelijke zekerheid in het proces is: ‘Waar gaat het proces over?’ Partijen zullen zich gemakkelijker aan het proces verbinden wanneer duidelijk is wat de opgave is in inhoudelijke zin, waar het vraagstuk begint en eindigt, en wat wel en niet tot de scope van het proces behoort. Ook de ambities en belangen van de deelnemers spelen hierbij een rol. Inzicht in ambities en belangen geeft de betrokken partijen namelijk een indicatie van de kwaliteit van het proces en het uitzicht op een resultaat. En dat voedt hun afweging om al dan niet deel te nemen aan het proces. Vertrouwen ontstaat overigens vaak pas als de partijen de gelegenheid hebben gekregen om hun belangen kenbaar te maken. Het gesprek over de belangen is de sleutel tot een goede inhoudelijke samenwerkingsafspraak. Verder kan elke fase in het samenwerkingsproces een ander soort inhoud nodig hebben. Te snel afdalen naar details kan de voortgang frustreren, maar op verkeerde momenten abstract blijven kan dat evenzeer.
2. Sociale zekerheid: wie doen er mee?
Het tweede domein heeft betrekking op de samenstelling van de groep die deelneemt aan het samenwerkingsproces, op het getoonde commitment en leiderschap. Duidelijkheid over wie er meedoen creëert sociale zekerheid, en geeft het gevoel deel uit te maken van een collectief dat uitzicht biedt op resultaat. Het is belangrijk dat de partners begrijpen dat zij allemaal een deel van de oplossing in handen hebben en zonder elkaar niet in staat zijn om de oplossing te construeren; ze moeten leiderschap in het proces tonen en initiatief nemen.
In dit domein kan de weg van minimale betrokkenheid naar eigenaarschap lang zijn. Onderweg zijn er allerlei lastige obstakels, zoals opportunistisch en strategisch gedrag van partijen. Of er kunnen spijtoptanten, freeriders en saboteurs deelnemen die pas laat zijn te herkennen. De (inter)persoonlijke dimensie van samenwerking is juist in dit domein nadrukkelijk aanwezig.
3. Procedurele zekerheid: hoe werkt het?
Dit domein van procesvertrouwen is erop gericht om het gevoel van procedurele zekerheid bij de deelnemende partijen te beïnvloeden. De term ‘procedureel’ gebruiken we hier als een verzamelnaam voor spelregels, afspraken, normen en waarden waarlangs de interactie en het proces verlopen. Het gaat dus niet alleen over de formele aspecten van een collectief proces, maar ook over de meer informele regels van het spel. Duidelijkheid over spelregels, procedures en afspraken creëert procedurele zekerheid.
De lat in dit domein ligt hoog. De ambitie is om in het proces een situatie te creëren waarin partners zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor de spelregels. Daarmee hebben ze invloed op de spelregels en ervaren ze de ruimte om elkaar op de juiste hantering van de spelregels aan te spreken, zonder direct te hoeven vrezen voor hun plaats aan tafel. De kans op een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel is groter naarmate de partners zich met elkaar verbonden voelen en een gezamenlijke identiteit gaan ervaren. Een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel vergroot de kans dat zij als een eenheid gaan opereren en ook sneller de meer strategische informatie delen. Dit maakt hun gezamenlijke slagkracht groter.
4. Taak- en tijdzekerheid: hoe staan we ervoor?
Vertrouwen in het proces kan ook ontstaan doordat men helderheid creëert in tijd en in volgorde. De aandacht in dit domein is gericht op voortgang. Stroperigheid in de voortgang moet worden voorkomen. Aan de andere kant is haast, en daardoor de kans op onzorgvuldigheid in het proces, een veelvoorkomende reden om het vertrouwen in het proces te verliezen. De ambitie van dit domein is om meer houvast te bieden voor een juiste balans tussen gestage voortgang en haast. De juiste balans zie je in processen waarin partners zich gezamenlijk eigenaar voelen van de inrichting en de planning van het proces. Het gedeelde eigenaarschap wordt duidelijk als partners elkaar aanspreken op het nakomen van afspraken, en daarop interveniëren in onderlinge afstemming.
Het kan nuttig zijn om als samenwerkingspartners samen in gesprek te gaan over hoe jullie aankijken tegen het huidige proces en of jullie voldoende zekerheid hebben ingebouwd in het proces. In het boek Samenwerken: van idee naar afspraak staat een werkblad dat je als samenwerkingspartners los van elkaar in kunt vullen om het vervolgens in gesprek met elkaar naast elkaar te leggen. Met behulp van het werkblad beantwoord je de vraag: hebben we het minimale geregeld om voldoende zekerheid te hebben?