Wie regelt de samenwerking?
Bestuurder Jolien Kohlman-Bins over de positie van de netwerkregisseur
In onze verkenning van het vak netwerkregie spreken we niet alleen netwerkregisseurs zelf. Ook opdrachtgevers. Want wat verwacht een bestuurder eigenlijk van deze rol? En wat maakt dat een samenwerking gaat werken? Sabya van Elswijk sprak Jolien Kohlman-Bins, bestuurder van Maanderzand.
Joliens eerste associatie komt zonder aarzeling. “Het eerste woord dat in mij opkomt is een node.” Een knooppunt dus. En wie op zo’n knooppunt zit, bouwt invloed op. Dit gesprek gaat over die invloed. Hoe die ongemerkt groeit, waarom dat op zichzelf niet erg is, en wat er nodig is om haar goed te beleggen.
Een knooppunt met invloed
Bij de netwerkregisseur komen allerlei lijnen samen. Deze persoon kent de partijen, de geschiedenis en de gevoeligheden. Juist daarom kan deze rol volgens Jolien uitgroeien tot de invloedrijkste plek in het spel van samenwerken. Jolien zegt dat niet als waarschuwing, maar als constatering. Er is namelijk niets mis met die invloed, die is zelfs noodzakelijk. Dan heb je daar wel vanaf het begin een gesprek over met elkaar.
Wat er gebeurt als je dat niet doet, laat zij zien aan een voorbeeld dat veel netwerkregisseurs zullen herkennen. Met een partij als het zorgkantoor ontstaan vanzelf korte lijnen. Uit efficiëntie wordt iets even rechtstreeks afgestemd, terwijl de andere deelnemers daar geen weet van hebben. En dan blijkt een besluit feitelijk al genomen voordat het netwerk erover heeft gesproken.
Het punt van Jolien is niet dat die korte lijnen verkeerd zijn. Het punt is dat informele relaties ongemerkt uitgroeien tot informele besluitvorming. Daar moet een netwerkregisseur volgens haar actief op letten: Welke afstemming vindt buiten de gezamenlijke tafel plaats, en wat ligt daardoor feitelijk al vast? Over afstemming die buiten het netwerk om plaatsvindt: “Daar moet je eigenlijk op gaan letten.” Voor Jolien is onafhankelijkheid van de netwerkregisseur daarom geen mooie bijzin in een opdrachtomschrijving, maar het fundament onder de rol.
Hoeder van de samenwerking, niet van de inhoud
Gaandeweg het gesprek wordt duidelijk dat Jolien de netwerkregisseur niet ziet als iemand die projecten of inhoud aanstuurt. De opdracht zit in de samenwerking zelf. Zij gebruikt daar verschillende beelden voor. De netwerkregisseur is:
- het wandelende geheugen van het netwerk
- degene die nieuwe bestuurders en deelnemers inwerkt
- de verbindingsofficier
- en de luis in de pels.
Dat laatste bedoelt zij nadrukkelijk positief. De netwerkregisseur bewaakt de afspraken die gezamenlijk zijn gemaakt, en spreekt de samenwerkingspartners daarop aan.
Ook daarmee heeft zij ervaringen. Je maakt in een netwerk afspraken en legt deze zorgvuldig vast in een document. Voordat de inkt droog is, wordt er van deze afspraken afgeweken: dan is daar de netwerkregisseursrol die dit benoemt en het gesprek inbrengt. Gebeurt dat niet, dan wordt een afspraak die het netwerk zelf heeft vastgelegd stilzwijgend losgelaten. En daarmee verliest zo’n afspraak zijn waarde.
Het gaat Jolien niet om regeltjes of papier. Het gaat haar om betrouwbaarheid. Afspraken die steeds worden gerelativeerd, verliezen hun betekenis. Wie op het ene punt de hand licht met wat is afgesproken, geeft het netwerk een reden om ook aan de andere afspraken te twijfelen. Jolien over de doorwerking van één gerelativeerde afspraak: “Als je het hier niet zo letterlijk neemt, waarom zou het op andere onderdelen dan wel gelden?”
Gelijkwaardigheid is dagelijks werk
Een netwerk functioneert alleen als partijen werkelijk gelijkwaardig deelnemen. Jolien komt daar meerdere keren op terug. Voor haar betekent gelijkwaardigheid drie dingen:
- gelijk recht op informatie
- gelijke stem in besluitvorming
- en gelijk positie om onderwerpen in te brengen.
En het is de netwerkregisseur die daarop let. Want zodra er buiten de gezamenlijke overleggen om wordt afgestemd, of sommige partijen over meer informatie beschikken dan anderen, ontstaat een voedingsbodem voor mogelijk wantrouwen.
Jolien over informatie die niet bij alle partijen terechtkomt: “Dan ontdek je dat een bepaald deel van de groep op voorsprong staat.” Bestuurders gaan zich vervolgens afvragen welke gesprekken er elders plaatsvinden en wat er eigenlijk al besloten is. Daarmee raakt dit direct aan de veiligheid van de samenwerking. Gelijkwaardigheid is dus geen abstracte waarde die je een keer vastlegt, maar iets wat je elke bijeenkomst opnieuw organiseert.
Een georganiseerde ontmoeting
Misschien wel het meest fundamentele punt uit ons gesprek gaat over de aard van samenwerking zelf. We kunnen niet over een rol als die van netwerkregisseur spreken zonder te weten hoe we kijken naar de aard van samenwerken in netwerken. Jolien verzet zich tegen een instrumentele benadering van netwerken. “Samenwerken en een netwerk zijn niet zo’n technocratisch instrument als dat soms wordt beoogd.”
Ze zou het liefst boven iedere uitnodiging van een netwerkbijeenkomst schrijven: dit is een georganiseerde ontmoeting. Want de waarde van samenwerking ontstaat volgens haar niet uit structuren of governance. Die ontstaat in de kwaliteit van de ontmoeting tussen mensen. Daar leren mensen elkaar kennen, groeit vertrouwen, worden verschillen onderzocht en daar ontstaat innovatie. Ontmoeting is geen zachte activiteit naast het echte werk. Het is het werk.
En wanneer mensen elkaar werkelijk leren kennen, verandert ook hoe zij naar de verschillen tussen hen kijken. “Als je echt geïnteresseerd bent in de ander, verdwijnt de afstand en ontstaat gelijkwaardigheid.”
Dat vraagt wel iets. Jolien maakt onderscheid tussen bijeenkomsten organiseren en ontmoetingen ontwerpen. Je kunt mensen uitnodigen, eten en drinken neerzetten en hopen dat het een mooie bijeenkomst wordt. Je kunt ook bewust nadenken over wie elkaar zou moeten spreken, welke gesprekken waardevol kunnen zijn, en hoe je mensen genoeg ruimte laat om elkaar echt te leren kennen. Jolien over het bewust ontwerpen van een ontmoeting: “Je kunt daar regie op voeren zonder dat deelnemers ervaren dat ze geregisseerd worden.” Daarin zit voor haar de kwaliteit van netwerkregie. In die subtiele vorm van ontwerp. En dat vraagt grote sensitiviteit voor hoe een ontmoeting wordt geregeld. Precies daarom is zij ook kritisch op de beheersingsdrang die in langer bestaande netwerken opkomt. De behoefte om samenwerking meetbaar te maken bijvoorbeeld; “Wat heeft een netwerk met KPI’s te maken?” Samenwerking vraagt volgens haar juist ruimte voor onverwachte ontmoetingen, nieuwe verbindingen en gezamenlijk leren.
De deal met de voorzitter
Alles hiervoor vraagt iets van de netwerkregisseur. Het slot van het gesprek vraagt iets van de bestuurder. Want een onafhankelijke positie ontstaat niet vanzelf. Die moet ergens worden beschermd. Volgens Jolien is de relatie tussen de voorzitter van het dagelijks bestuur en de netwerkregisseur daarin cruciaal.
Is die relatie niet op orde, dan wordt onafhankelijk opereren vrijwel onmogelijk. Versterken zij elkaar wel, dan gebeurt er iets moois: de netwerkregisseur helpt de bestuurder om diens eigen rol goed te vervullen. Door afspraken te bewaken, patronen zichtbaar te maken en de kwaliteit van de samenwerking centraal te houden.
Daarmee wordt de netwerkregisseur geen verlengstuk van één bestuurder, maar bewaker van de samenwerking. Dat is het antwoord op de vraag waarmee we begonnen. De samenwerking wordt bewaakt door iemand die van niemand is, en die daarin gesteund wordt door de voorzitter.
Goed opdrachtgeverschap is in die zin niet het geven van een opdracht. Het is het actief beschermen van een positie die het netwerk als geheel dient.
Het vak verder brengen
Dit gesprek maakt iets zichtbaar wat we vaker horen. De netwerkregisseur ontleent zijn positie niet aan formele macht, maar aan zijn plek in het netwerk. Juist daarom vraagt de rol om expliciete afspraken over opdracht en onafhankelijkheid. En om opdrachtgevers die die afspraken serieus nemen.
Met netwerkregisseurs, opdrachtgevers en vakgenoten verkennen we wat dit vak vraagt en hoe we het steviger kunnen neerzetten. Lees meer over netwerkregie.
