Professioneel samenwerken met andere partijen; voor gemeenten is dat steeds belangrijker. Ook voor de Gemeente Den Haag. Een kleine drie jaar geleden kwam deze vraag bij ons binnen: kunnen jullie onze mensen helpen en handvatten geven bij het beter samenwerken met onze partners? Het doel was om samen te werken vanuit een gezamenlijke bedoeling. Inmiddels zijn er 14 groepen getraind. We spreken met Annemarie Willemse, adviseur Leren en Ontwikkelen bij de Gemeente Den Haag. “We waren op zoek naar een andere manier van samenwerken die uitgaat van professioneel partnerschap.”
De programmamanager had destijds duidelijk voor ogen wat ze wilde: professioneler samenwerken om te komen tot een beter resultaat. Common Eye ontwikkelde een trainingsprogramma voor projectmanagers en -leiders, programmamanagers, managers en directeuren en een klein groepje interne adviseurs. Eigenlijk voor iedereen binnen de Gemeente Den Haag die zich bezighoudt met samenwerken met partners en andere externe partijen. Het samenwerkingsmodel vormt de rode draad van de trainingsprogramma.
Annemarie Willemse stapte in een later stadium in en is onder meer verantwoordelijk voor de borging van het traject. “Hoe zorgen we ervoor dat het gedachtegoed gemeengoed wordt? Dat het meer is dan alleen een training? Hoe kunnen we vanuit samenwerkingskrachten tot een beter resultaat komen?”
Samenwerken vanuit de gezamenlijke bedoeling
Een stap terug in de tijd. Wat was destijds het doel van de Gemeente Den Haag? Annemarie vertelt: “Bij grotere en complexe vraagstukken willen we werken vanuit een gezamenlijke bedoeling. De bedoeling is om samen te werken vanuit het leidende principe. Dit nodigt iedereen uit om met elkaar te doen wat nodig is. Er is een gezamenlijk eigenaarschap van alle betrokken partners. Het is belangrijk dat er met elkaar een goed ontwerpproces wordt ingericht in de goede volgorde, vragen stellend aan elkaar, met aandacht voor elkaar. Dit vraagt soms om te balanceren tussen de verschillende rollen van de overheid. Vaak is het een hybride vorm. Het is goed om je hiervan bewust te zijn en samen steeds de afweging te maken of dit helpt in het realiseren van de gezamenlijke bedoeling.”
De rol van gemeenten is mede door de Participatiewet, anders dan voorheen. Annemarie: “De verandering moet bij ons vandaan komen. Wij moeten weten wat onze externe partners en stakeholders bewegen. En daarbij hadden we hulp nodig. Common Eye bleek de geschikte partij.”
Beklijven in praktijk
Al met al zijn er 14 groepen van circa 12 professionals getraind. De eerste dag bestond vooral uit de theorie en uitleg van het samenwerkingsmodel. Een bewuste keuze was het om daarna een (halve) terugkomdag met een tussentijd van ongeveer zes weken te organiseren. Die dag moest praktisch van aard zijn, zodat het geleerde beter zou beklijven in de praktijk.
Aan het eind van de eerste dag kregen de deelnemers deze opdracht mee: maak een gespreksverslag waarvan je het idee had dat het gesprek niet helemaal lekker verliep. Waar liep je tegenaan? Tijdens de terugkomdag kreeg je feedback. Hoe was het gesprek verlopen als je input anders was geweest? Annemarie: “Dat was heel waardevol. Evenals de onderlinge uitwisseling. Iedereen had wat aan de training omdat ze allemaal in het werkveld zitten. Ze hebben te maken met een diversiteit aan partijen met verschillende belangen en perspectieven. Het speelveld is veranderd. Iedereen begrijpt dat er wat anders van ze wordt gevraagd dan voorheen, maar hoe doe je dat? Tijdens de training kregen we veel handvatten, waarmee we direct aan de slag konden.”
“Als we een oplossing zoeken, dan moeten we ook echt instappen in de samenwerking. Zodat deze weer gaat stromen en bewegen.”
Echt instappen
Voorheen werd er bij problemen in een samenwerking al snel een mail werd gestuurd door de (afdelings)directeur. In de nieuwe werkwijze is dat wel anders vertelt de adviseur Leren en Ontwikkelen: “Als we nu een oplossing zoeken, dan moeten we ook echt instappen in de samenwerking. Zodat deze weer gaat stromen en bewegen. Professioneel partnerschap is ons uitgangspunt.”
Hoe waren de reacties van de deelnemers? “Via de evaluaties krijgen we positieve reacties van de deelnemers. Allemaal cijfers boven de 8. En een mooie bijvangst was dat we ontdekten dat we intern ook nog wat te doen hebben”, aldus Annemarie. De gemeente wil voorkomen dat het traject een eenmalig iets is. Daarom is een expertgroep samengesteld die eraan bijdraagt om het gedachtegoed warm te houden. Ook denken deze mensen mee over de werkwijze: hoe doen we het en wat spreken we erover af? En er volgt nog een uitgewerkt plan voor de borging van de nieuwe aanpak.
Tekst: Monique Krol
Ben jij benieuwd of Common Eye wat voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op. Je kan onder meer denken aan een incompany programma of deelname aan een van onze trainingen.