We zijn vaak geneigd om in een samenwerking (te) veel tijd te besteden aan het organiseren ervan: nadenken over de juridische vorm, de goverance, de financiering en verantwoording. Een samenwerking start echter altijd bij de ‘waarom’ vraag: Wat is de urgentie, het probleem of de kans die we willen aangrijpen? Wat willen we samen bereiken? Waarom is dat belangrijk? Wie doen er mee en wat zijn de belangen van elk van de betrokken partijen? Toch is een goede organisatie wel van belang. Wanneer we helder hebben wát we gezamenlijk willen bereiken en wat voor elk van de partijen belangrijk is, volgt de vraag: en hoe gaan we dat dan organiseren?
In dit artikel gaan we in op de vraag hoe je samenwerking succesvol kan organiseren.
Effectief samenwerken begint bij heldere spelregels
De vuistregel bij het organiseren van samenwerking is: organiseer het zo licht mogelijk. Een kleine, concrete ambitie vraagt om een minder grote organisatievorm dan een ambitie die groots en meeslepend is en grote impact heeft op de primaire processen van de betrokken partners. Oftewel: de vorm moet passen bij de ambitie.
Voor een grote ambitie betekent dit dat je goed moet nadenken over de grondvorm, de governance en aansturing, financiering, wellicht de juridische vorm en heldere spelregels. Voor kleinere ambities is een goede set aan spelregels soms al voldoende.
Zo’n set aan spelregels moet antwoord geven op vragen als:
- Hoe komen besluiten tot stand?
- Hoe geven we vorm aan coordinatie en leiderschap?
- Hoe verlopen communicatielijnen naar achterbannen en externen?
- Hoe gaan we om met tussentijdse in- en uittreders?
- Hoe gaan we om met conflicten en patstellingen?
- En wat doen we als iemand zich niet aan de spelregels houdt?
Bij effectief samenwerken gaat het niet alleen om rationeel de beste vorm, structuur, governance en dergelijke. Belangrijk is ook het proces waarin je gezamenlijk tot goede en doordachte keuzes komt die werken. Je moet het daarover eens worden en ernaar handelen. Niet de ‘papieren structuren’ zijn essentieel, maar het gemeenschappelijke en gedeelde gedrag om dingen tot stand te brengen.
Balanceren tussen daadkracht en draagvlak
In een samenwerking wil je dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt om daadkracht, besluiten nemen en knopen doorhakken. Een structureel gebrek aan daadkracht leidt tot het onstaan van schijnsamenwerking: de situatie dat we nog wel praten over samenwerking, maar niets meer samen doen.
Omdat je in een samenwerking nooit alleen voor jezelf zit, maar een organsiatie of achterban vertegenwoordigt, is het belangrijk draagvlak te hebben voor de besluiten die worden genomen. Moeten terugkomen op voorgenomen besluiten, zorgt ervoor dat je als minder betrouwbaar kan worden gezien en vertraagt het proces. Belangrijk dus om de tijd te nemen om je te verzekeren van draagvlak. Dat vraagt om soms even een pas op de plaats: balanceren dus tussen daadkracht en draagvlak.
Tot slot: Evalueer samenwerking
Bovenstaande succesfactoren zijn de basis voor effectief samenwerken. Samenwerken blijft echter een continu proces. Het is niet vanzelfsprekend dat het goed blijft gaan. Soms is er een duidelijk signaal, probleem of zelfs een conflict. Vaker is er zoveel beweging of verantwoordingsdruk binnen en buiten de samenwerking dat evalueren van de samenwerking helpt om de samenwerking te versterken. Het beleid wijzigt, er ontstaan nieuwe kansen, organisaties wijzigen, de groep deelnemers verandert, individuele deelnemers stappen uit en in de samenwerking. Soms is het verleidelijk om elkaar omwille van de lieve vrede geen feedback te geven, maar in de samenwerkingsrelaties heeft dat een prijs. Evaluatie in samenwerking bespreken wij in dit artikel.