De adviseurs Reinanke Haagsma en Johanneke Schilthuis van Common Eye gingen hiermee aan de slag. Reinanke: “In het begin hebben we aardig wat tijd gestoken in de vraag: hoe gaan we dit participatieve proces in? In nauw overleg met de klant maakten we een procesontwerp. Welke inhoud willen we terugzien in het plan, welke vragen moeten we daarvoor beantwoorden met elkaar, welke mensen betrekken we en hoe gaan we samen aan de slag? Johanneke vervolgt: “We hebben goed gekeken hoe we de bijeenkomsten konden inpassen in de werkagenda’s van de mensen die de Eenheid Farmacie erbij wilde betrekken. Tof dat de organisatie daarbij niet gekozen heeft voor avondsessies na een lange werkdag, maar de keuze maakte om te werken met steeds halve of hele dagen. Overdag en op een mooie locatie buiten het ziekenhuis. Dat is een investering, maar leverde wel de juiste energie en ‘mindspace’ op om met elkaar aan de slag te gaan.”
Reinanke: “Wat het hele proces ten goede kwam is de enthousiaste kerngroep die de gezamenlijke bijeenkomsten zeer goed inhoudelijk voorbereidde. Dit zorgde steeds voor een vliegende start tijdens de gezamenlijke bijeenkomsten. De kerngroepleden konden in deze bijeenkomsten onderwerpen uitstekend introduceren en de juiste vragen stellen. Dit leidde tot gerichte gesprekken. Goed benutte tijd dus!”
Johanneke vult aan: “Na afloop van elke bijeenkomst zorgden wij dat er een heldere uitwerking beschikbaar was. Zo konden afwezige collega’s alsnog goed volgen wat er die dag besproken was en wat de sfeer in de groep was. Zo bleef iedereen op de hoogte.”