Werken aan procesregie in samenwerkingsverbanden

In het artikel ‘Afspraken maken binnen samenwerking’ hebben we het belang van afspraken binnen samenwerking besproken. Naast afspraken moet je bij een samenwerking ook aandacht besteden aan procesregie. In dit artikel geven we een aantal handreikingen voor de procesregie.

Begin met een pilot

We hebben vaker geschreven over het nut van een gedegen en doordacht proces. Je zou daardoor het idee kunnen krijgen dat de daadwerkelijke gezamenlijke actie pas mogelijk is wanneer de samenwerking voorzichtig is opgebouwd en alle overeenkomsten getekend zijn. Dat zou een onjuist idee zijn dat tot een gemiste kans zou kunnen leiden! Alvast een concreet project samen oppakken, kan een goede test zijn in deze fase van het ‘delen’.

Het kiezen voor een pilot levert vaak veel op. Het geeft namelijk de samenwerkingspartners energie om in een vroeg stadium al concrete stappen te zetten. Sterker nog: je test met een pilot de onderlinge beloftes en werkt aan vertrouwen en inhoud. De pilot biedt vaak ook de mogelijkheid om mensen uit de achterban te betrekken, zodat de samenwerking bij meer mensen gaat leven. Daarnaast levert een pilot de nodige leerervaringen op voor de gehele samenwerking. De praktische leerervaringen die je opdoet in een pilot, kunnen nuttig zijn voor de praktijk en kunnen zo onderdeel worden van de afspraken die je nog gaat maken. Het is goed om te beseffen dat een pilot veel aandacht vraagt, simpelweg omdat je nog niet alle randvoorwaarden van de samenwerking hebt georganiseerd.

Een zinnig proces

Na ons statement over de mogelijkheden van een pilot is het nodig nog iets te vertellen over het vormgeven van het proces. Na de verkenning heb je inmiddels belangrijke stappen gezet: de juiste partijen zitten aan tafel, je hebt een gezamenlijke ambitie geformuleerd en de verschillende belangen zijn helder. En nu? Wat is de eerste gezamenlijke stap die je gaat zetten? Wat gaan we samen doen bij de uitwerking van de ambitie? Wanneer gaan leidinggevenden elkaar zien, en hoe vaak? Waarover gaan ze met elkaar in gesprek? Wie gaat er de vinger aan de pols houden bij de voortgang van de ambities? Wie zijn de alliantiemanagers en wie de kwartiermakers? Vaak is er advies of toestemming nodig van formele overlegorganen binnen de organisaties zelf. Denk aan ondernemingsraad, cliëntenraad, ouderraad, raad van toezicht enzovoort.

Communicatie en interactie

Voor het goed voeren van procesregie moet je een aantal aspecten scherp in het oog houden: goede communicatie en interactie is essentieel.. In de praktijk is het vaak de procesbegeleider die hiervoor waakt, maar uiteraard dragen alle deelnemers in een samenwerking hier uiteindelijk verantwoordelijkheid voor.

De gedeelde ambitie van de partners is de rode draad van de samenwerking. Gezamenlijk geef je steeds meer inhoud en betekenis aan deze gedeelde ambitie. Dit brengt op zichzelf al verbinding op gang tussen de partners. Toch moet je aandacht blijven geven aan heldere communicatie en aan een goede interactie tussen de mensen aan de tafel. Juist omdat in de fase van het ‘delen’ het gesprek steeds concreter wordt en je werkt aan het maken van concrete afspraken.

In deze fase moeten de wensen, maar ook de pijnpunten op tafel. Dat kan alleen in een samenwerking waarin mensen een dialoog kunnen voeren waarin ruimte is voor het stellen van (kritische) vragen, waarin geluisterd wordt naar elkaar en waarin mensen zich vrij voelen om eerlijk te zijn. En om misschien wel ongemakkelijke gespreksonderwerpen aan te snijden.

Interactie gaat overigens niet alleen over het voeren van een dialoog. Het gaat ook over de verhouding die partners met elkaar opbouwen. Is er ruimte voor humor? Gunnen partijen elkaar iets? Voelen partners zich vrij om tussen de vergaderingen door contact met elkaar op te nemen? Centrale vraag: wordt de drempel naar elkaar gedurende deze fase steeds lager? Dat is iets waar je met elkaar aan werkt.

Wil je meer weten over hoe je een samenwerkingsverband vormgeeft? Common Eye adviseurs Wilfrid Opheij en Tim Dees schreven het boek ‘Samenwerken: van idee naar afspraakover dit onderwerp. Het boek is hier te koop en bevat  praktische modellen en tools die helpen bij het succesvol starten van een samenwerkingsverband.