Samenwerkingen zijn net mensen: werk aan de relatie

Handreiking 5 voor betere samenwerking in het IZA

De verantwoordelijkheid van alle partijen binnen het Integraal Zorgakkoord (IZA) is groot: gezamenlijk de zorg voor iedereen toegankelijk, kwalitatief goed en betaalbaar houden. Deze verantwoordelijkheid nemen de partijen samen. Het is belangrijk om vanaf het begin te investeren in de relatie. Een goede relatie in een samenwerkingsverband ontstaat zeker niet vanzelf. Net als in een persoonlijke relatie is het soms hard werken. In dit artikel krijg je veel tips en adviezen voor een goede relatie in het IZA.

In ons vorige artikel kwam het al aan de orde: gezien de omvang van de partijen binnen het IZA en de vele belangen die op verschillende niveaus spelen, vraagt het IZA-proces om een actieve focus op het onderhouden van een goede relatie. Maar wat is een goede relatie? Moet iedereen elkaar aardig vinden? Integendeel, soms is het nodig om met elkaar te botsen of zakelijk naar elkaar te kijken. Een goede relatie ontstaat niet vanzelf. En daarover gaat deze praktische handreiking.

Het IZA geeft veel richting aan samenwerkingsverbanden tussen onder meer zorgorganisaties onderling, met gemeenten, GGZ en het sociaal domein. Veelal zijn de samenwerkingsrelaties regionaal en tussen partijen die elkaar al langere tijd kennen. Relaties die soms al jarenlang bestaan. Het IZA zorgt in veel regio’s niet voor nieuwe samenwerkingsrelaties. Wel worden sommige relaties intensiever of komen ze meer onder druk te staan. Waar de samenwerking eerst gebaseerd was op het delen van bijvoorbeeld personeel – denk aan ICT-professionals – of een jaarlijkse gezamenlijke heidag om strategieën uit te wisselen, intensiveert de samenwerking op veel IZA-onderwerpen. Waar de heidagen voorheen ging over het elkaar informeren en inspireren, worden de dagen meer inhoudelijk van aard. Denk aan onderwerpen als het inrichten van de eerste lijn in de regio, het gezamenlijk opzetten van een preventieprogramma of het initiëren van nieuwe vormen van zorg. De onderwerpen die je met elkaar bespreekt, zullen leiden tot afspraken. Simpelweg omdat het IZA vraagt om bindende afspraken. Soms heeft dit zelfs directe consequenties voor de bedrijfsvoering van de organisatie.

Van daten naar verkering en soms zelfs samenwonen
Samenwerkingsverbanden zijn net mensen. Van af en toe daten op een heidag groeien sommige samenwerkingen door het IZA naar de status van verkering of samenwonen. En je wilt toch zeker weten dat je dit doet met de juiste partner? Investeren in de relatie is één van de sleutels.
Hoe zorg je of hoe borg je een goede samenwerkingsrelatie? In het IZA nemen we ‘elkaar kennen’ als vertrekpunt en waarom? Omdat daar verbinding ontstaat. Ook al werk je al lang samen met de andere partij, elkaar écht kennen gaat verder dan weten wie iemand is en welke functie degene bekleedt. Maar hoe leer je elkaar kennen? Hieronder geven we een checklist welke onderwerpen in een (nadere) kennismaking een plek moeten krijgen.

Cultuur & identiteit
Het begrijpen van onderlinge verhoudingen tussen organisaties kent als uitgangspunt het besef dat iedere organisatie een unieke identiteit en cultuur heeft. Partijen kennen hun eigen cultuur waar de afgevaardigde onderdeel van is en blijft. De verschillen tussen de organisaties komen tot uiting in waarden, belangen en doelstellingen die ze ter tafel brengen. Maar zeker ook in de taal die mensen in organisaties gebruiken. Als je in de samenwerking de verschillen benoemt en met elkaar verkent waar het schuurt, kan je persoonlijk conflict voorkomen.

Een spraakverwarring of onbegrip kan soms jarenlang bestaan. Praat erover en zoek niet alleen de overeenkomsten maar ook de verschillen. Kun je de verschillen overbruggen? Zijn de verschillen complementair aan elkaar zijn om juist de verschillen kleiner te maken?

Leer over de cultuur van anderen: dit helpt je beter te begrijpen waar mensen vandaan komen en waarom ze bepaalde gewoonten, afspraken en soms tradities hebben.
Toon interesse: wees oprecht geïnteresseerd in de cultuur van anderen en stel vragen. Toon nieuwsgierigheid zonder oordeel te vellen.
Vermijd stereotypen: het is belangrijk om te erkennen dat stereotypen over culturen in andere organisaties vaak onjuist of misleidend zijn. Vermijd dus het gebruik van stereotypen en generalisaties.
Wees ‘open minded’: sta open voor nieuwe ervaringen en ideeën. Vaak kom je erachter dat deze soms erg lijken op hetgeen wat jij of jullie doen binnen je eigen organisatie. Verken dit samen en stap samen buiten je comfortzone.

Het vermogen tot verbinden
Mensen doen ertoe. Het is belangrijk om belangen, ervaringen, overtuigingen, achtergronden en drijfveren van de samenwerkingspartner te kennen. Ze bepalen de vormgeving van een betekenisvol proces. De persoon aan de samenwerkingstafel is de persoon die de samenwerking laat slagen. Deze afgevaardigde moet met zijn of haar persoonlijke kwaliteiten in staat zijn om te verbinden. Sommige collega’s hebben dit van nature minder. Selecteer waar mogelijk nauwkeurig. Mensen met eigenschappen om te kunnen verbinden, wíllen graag verbinden. Zet ze in hun kracht en zorg goed voor ze, want zij zorgen voor het succes van de samenwerking.

Vertrouwen ontstaat door interactie tussen mensen, affectie tussen mensen en tijd met elkaar doorbrengen

Communicatie
Diversiteit in een groep creëert meerwaarde. De manier waarop de samenwerkende partijen diversiteit benutten en omgaan met conflicten, geeft een indicatie over de mate waarin een samenwerking van waarde is. Patronen van macht en invloed beïnvloeden de dynamiek in een samenwerkingsverband of netwerk. Deze worden bepaald door de cultuur en positie van de organisatie(s) en door de personen die in een samenwerking acteren. Een samenwerkingsverband is gebaat bij het goede gesprek over diversiteit, rol en positie om conflict voor te zijn.

Goede communicatie in een samenwerking vraagt om:

Duidelijke doelen en verwachtingen: alle deelnemers moeten een duidelijk beeld hebben van het doel van de samenwerking en van wat er van hen wordt verwacht: een heldere ambitie
Effectieve feedback: het geven en ontvangen van constructieve feedback tussen teamleden is belangrijk om de communicatie te verbeteren en prestaties te verhogen. Ga in gesprek hoe jullie onderling feedback willen geven en ontvangen. Contracteer dit altijd
Open communicatiekanalen: er moeten open communicatiekanalen zijn tussen alle deelnemers, zodat iedereen op dezelfde hoogte blijft van de voortgang en eventuele problemen. Spreek met elkaar af hoe jullie elkaar op de hoogte houden en wie wat prettig vindt.
Goede luistervaardigheden: alle deelnemers moeten actief willen luisteren naar elkaar en elkaars standpunten respecteren.
Empathie: empathie tonen naar andere deelnemers kan leiden tot betere besluitvorming en samenwerking.
Flexibiliteit: alle deelnemers moeten flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderingen in de omgeving en in de samenwerking.
Conflictresolutie: zorg dat er strategieën zijn om conflicten tussen alle deelnemers op te lossen en te voorkomen dat ze escaleren. Contracteer dit bij aanvang van de samenwerking in de samenwerkingsafspraken.
Gedeelde verantwoordelijkheid: elke deelnemer moet verantwoordelijkheid nemen voor zijn of haar aandeel in het samenwerkingsverband en verantwoording afleggen aan de teamleden.

Vertrouwen
Een belangrijke manier om onderlinge relaties tussen organisaties te verbeteren, is door te investeren in wederzijds vertrouwen. Het opbouwen van vertrouwen kan tijd en inspanning vergen, maar het kan ook bijdragen aan meer effectieve en duurzame samenwerkingen.

Er ontstaat meer vertrouwen door:

Ervaring: wanneer mensen positieve ervaringen hebben gehad met een persoon of organisatie
Betrouwbaarheid: als iemand zich aan beloften houdt en betrouwbaar blijkt te zijn
Transparantie: wanneer mensen openlijk communiceren en eerlijkheid tonen
Wederkerigheid: als mensen het gevoel hebben dat ze op dezelfde manier worden behandeld als hoe ze anderen behandelen
Sociaal bewijs: als anderen positieve feedback en waardering geven.

Over het algemeen geldt dat vertrouwen toeneemt door positieve ervaringen en de herhaaldelijke ontmoeting tussen personen en organisaties. Dit moet je organiseren, want interactie ontstaat niet vanzelf!

Investeer in de relatie
Misschien vind je bovenstaande punten niet enorm vernieuwend. Toch zien en horen wij met regelmaat dat samenwerkingen niet optimaal verlopen en krijgen wij de vraag om de samenwerking te evalueren. Ook al kennen alle betrokken partijen genoemde onderwerpen, toch blijkt werken aan de relatie in de praktijk ingewikkelder dan dat het lijkt. Partijen hebben vaak allerlei redenen voor deze uitdagingen. Veelvoorkomende oorzaken zijn:

Het ontbreken van spelregels of samenwerkingsafspraken waarop je kan teruggrijpen als de relatie onder druk staat
Hinder ervaren van zaken die in het verleden zijn voorgekomen en nog steeds een rol spelen aan tafel. Soms niet eens met de betrokkenen die nu aan tafel zitten
Het hebben van aannames of beelden over elkaar zonder deze met elkaar te bespreken
Een inhoudelijke samenwerking waarin het doel verbindt, maar waar geen actieve aandacht is voor de personen en hun onderlinge relaties.

Kortom, investeer in de relatie en werk aan vertrouwen. Vertrouwen ontstaat door interactie tussen mensen, affectie tussen mensen en tijd met elkaar doorbrengen (Krackhart). Hier zien wij regelmatig een zwakke plek in de samenwerking. Investeren in elkaar en in de relatie vraagt om organiseren. Dit gaat niet vanzelf. Denk aan een live vergadering met een kopje koffie en taart of een teamuitje. Reserveer in de projectbegroting altijd budget voor de relatie.

Het woord ‘vertrouwen’ komt regelmatig voor in dit artikel. Vertrouwen is een belangrijk element als het gaat om de relatie. Door heldere processen en afspraken ontstaat ook vertrouwen. In het volgende artikel in de IZA-reeks lees je hierover meer.

Op zoek naar praktische naar manieren om je samenwerkingsrelatie te verbeteren? Neem dan een kijkje op ons Samenwerkingslab:

Meer over horen en luisteren? Hier een aantal lees- en luistertips:

Lees ook onze andere artikelen over samenwerken in het Integraal Zorgakkoord:

5. Van eigen belang naar gezamenlijk belang

4. Hoe bepaal je een gedeelde betekenisvolle ambitie?

3. Eerste Hulp bij Opstarten van een transactionele samenwerking

2. Klaar voor de start: bepaal de samenwerkingsvorm

1. Het Integraal Zorgakkoord: wat vraagt dit van samenwerken?