Een belangrijke vraag bij samenwerking is: hoe pak je het aan? Het proces om dit vorm te geven, doorloopt eigenlijk altijd dezelfde vijf stappen. En hoewel dat in de praktijk nooit lineair en onderscheidend verloopt, moet je toch iedere stap helemaal doorlopen.
In de eerste fases van de samenwerking – de fases van verkennen en delen – formuleer je de gezamenlijke ambitie en voer je het gesprek over de echte belangen. Het is opvallend dat in de praktijk deze fases vaak worden overgeslagen. Natuurlijk: het gesprek over de individuele- en organisatiebelangen is ook lastig. Dan neemt men genoegen met een ambitie op hoofdlijnen. Een risico. Juist in die eerste periode ligt de sleutel voor een succesvol samenwerkingsverband. Het gaat bij het ontwikkelen van een betekenisgevend proces om vraagstukken als: ‘Hoe kunnen we de goede dingen op het goede moment doen?’, ‘Hoe komen we op een goede manier in gesprek en tot overeenstemming?’, ‘Welke rol heeft eenieder daarbij en wie heeft de regie?’ ‘Hoe brengen we de aandacht voor de inhoud in balans met de aandacht voor het proces?’, ‘Hoe zorgen we voor een goede voortgang zonder al te veel door te duwen en de partijen onderweg te verliezen?’, ‘Hoe bewaken we met elkaar de kwaliteit van de interactie?’ En: ‘Hoe komen we tot een goed resultaat?’
‘Juist in de eerste fases ligt de sleutel voor een succesvol samenwerkingsverband.’
Transparante stappen
Als het samenwerkingsproces onvoldoende aandacht krijgt, ontstaat bij betrokkenen onduidelijkheid over eenvoudige vragen als: wie neemt de beslissingen in de samenwerking, wanneer overleggen we weer en wat staat er eigenlijk op de agenda? Dit soort onduidelijkheid leidt tot onzekerheid en argwaan. Wanneer partijen en betrokkenen onzeker raken over het samenwerkingsproces, worden ze bijna altijd achterdochtig en trekken ze zich terug achter de eigen standpunten en belangen. Een transparant samenwerkingsproces is de sleutel voor een succesvolle samenwerking. Stappen overslaan heeft altijd gevolgen. Want met iedere stap wordt een belangrijk fundament gelegd in de samenwerking, bijvoorbeeld voor de gemeenschappelijke ambitie of de onderlinge relaties. Dat kan ertoe leiden dat er achterdocht ontstaat en dat frustreert het samenwerkingsproces. Tegelijkertijd vraagt een samenwerking om een zeker tempo. Als dit tempo ontbreekt en de voortgang stagneert, vloeit de energie weg en volgt er destabilisatie.
Kans!
Het is belangrijk dat mensen weten wat er gaat komen en in welke fase ze zich bevinden. Duidelijkheid voorop. Als de voortgang er goed inzit, je periodiek evalueert en men ziet dat het iets oplevert, dan geeft dat energie. Dat is de basis voor continue ontwikkeling van een effectieve samenwerking.
De 5 fases van een samenwerkingsproces:
1. Verkennen: elkaar leren kennen.
2. Delen: delen van belangen
3. Overeenkomen: uitwerken van de gedeelde ambitie en vorm
4. Vormgeven: en detail bepalen organisatorische vorm, financiën, etc.
5. Uitvoeren: het echt gaan doen.