Hoe zet je een organisatie voor een samenwerking op touw?

Handreiking 6 voor betere samenwerking in het IZA

Binnen het IZA (het Integraal Zorgakkoord) is het belangrijk dat een samenwerking goed wordt georganiseerd. Maar hoe doe je dat en waar moet je op letten? In dit artikel gaan we in op hoe je een samenwerking kan organiseren. Wat zijn aandachtspunten bij het opstellen van spelregels? Het procesmodel kan helpen bij de organisatie. Ben je inmiddels al een flinke stap verder in de samenwerking? Dan zijn de handreikingen ook bruikbaar voor de evaluatie.

Zoals we wel vaker schrijven is samenwerken niet altijd leuk. Elkaar goed (leren) kennen helpt. Een volgende voorwaarde voor een succesvolle samenwerking is een goede organisatie. Welke vorm past het best bij de gezamenlijke doelen? Welke afspraken moet je maken en zijn deze formeel of informeel. Wie beslist wat? En hoe ga je om met je achterban? We gaan in op hoe je een samenwerking kan organiseren en waarop je kan letten bij het opstellen van spelregels. We maken onderscheid tussen spelregels over het proces en spelregels over gedrag.

Betekenis organiseren
Laten we bij het begin beginnen, wat is organiseren?

De Dikke van Dale stelt:

or·ga·ni·se·ren
1 regelen, inrichten: het verzet organiseren; (van werknemers) zich organiseren vakbonden vormen
2 op touw zetten

Kortom: het op touw zetten van een samenwerking. Hoe doe je dit en hoe doe je dit goed? Het simpele antwoord is: een goede organisatie past bij de inhoud en ambitie van de samenwerking. Ieder samenwerkingsverband moet je goed en professioneel organiseren. Zowel de juridische vorm, de organisatorische inrichting als een goede besturing verdienen allemaal aandacht. Maar hoe doe je dat? In het IZA staat voor veel samenwerkingsverbanden de inhoud al vast. Het praten over hoe de organisatie van de samenwerking eruit ziet, zal in het proces snel op de agenda staan.

In één van de eerste IZA-handreikingen schreven wij er al over hoe je het gesprek vanuit je eigen organisatie alvast kan voorbereiden: Klaar voor de start: bepaal de samenwerkingsvorm. Specifiek zijn we in een vervolgblog ingegaan op de vorm ‘transactionele samenwerking’, want de meeste IZA- samenwerkingsverbanden hebben een transactionele grondvorm. In het artikel Eerste Hulp Bij Opstarten van een transactionele samenwerking lees je hoe vervolgens de samenwerking kan organiseren.

Hoe goed je elkaar al kent of hoe vrijblijvend de samenwerking ook is, spelregels zijn een minimale basis om een samenwerking te organiseren.

Hoe organiseer je de organisatie goed?
Het organiseren van een samenwerking hangt samen met veel onderwerpen zoals de ambitie, partijen aan tafel, de vorm en de afspraken. Diverse onderwerpen waarvan de uitwerking in verschillende fasen plaatsvindt. Voor een integrale aanpak kan je kiezen voor het procesmodel. Dit model (zie Samenwerkingslab) helpt je om stap voor stap te werken aan de organisatie van de samenwerking. Ook helpt het om je samenwerking te evalueren door terug te kijken op de verschillende fases.

Verkennen: dit gaat over de verkenning van de huidige situatie van de eigen organisatie, een verkenning van mogelijke partners in de regio en daarbuiten, en vervolgens een gezamenlijke verkenning van de opgave: wat hebben wij met elkaar te doen? Na de verkenning weten we waarover het gaat en wie meedoen.
Richten: met elkaar gaan we op zoek naar een antwoord op de gezamenlijke opgave. Daarbij gaan de partners met elkaar in gesprek over belangen om te komen tot een gezamenlijke ambitie die recht doet aan maatschappelijke belangen en belangen van partners. Na de ambitie worden uitgangspunten geformuleerd die richting geven voor de gewenste vorm en ontwikkeling van het samenwerken.
Inrichten: aan de hand van de uitgangspunten zoeken we naar een passende vorm van samenwerken. Vervolgens zal deze ontworpen en verder uitgewerkt moeten worden en vindt implementatie plaats.
Aan de slag: als partners gaan we met elkaar aan de slag om te werken aan het realiseren van de gezamenlijke ambitie. Voor een blijvende goede samenwerking is aandacht voor reflectie en vitaliteit cruciaal. Dat vraagt periodieke aandacht en investeren in elkaar en het samenwerken.

Voor een vitale samenwerking is het belangrijk dat de partners periodiek verkennen: past de samenwerking nog steeds bij onze startpunten, zijn we nog steeds de juiste partners en zetten we stappen op de gezamenlijke opgave? Dat kan er vervolgens toe leiden dat alle stappen – wellicht versneld – weer opnieuw doorlopen worden met dezelfde en/of met (een) andere partner(s). Na bijna een jaar IZA kan dit het een mooi moment zijn om hiermee aan de slag te gaan.

Aandachtspunten, tips en spelregels
Waar begin je met een goede organisatie? En waar let je op? De kunst is om deze vragen vanuit het gezamenlijke te benaderen. Bekijk het Procesmodel met mogelijke belemmeringen en valkuilen per processtap (figuur 1).

Hoe goed je elkaar al kent of hoe vrijblijvend de samenwerking ook is, spelregels zijn een minimale basis om een samenwerking te organiseren. Spelregels geven duidelijkheid, structuur en houvast voor alle deelnemende partijen. Ook zijn spelregels vaak een middel om de onderlinge aanspreekcultuur te vergemakkelijken. Hieronder staan acht stappen om de spelregels op te stellen:

Identificeer de belangrijkste gebieden: denk na over de belangrijkste aspecten van de samenwerking waar spelregels nodig zijn. Dit heeft bijvoorbeeld betrekking op communicatie, besturing, besluitvorming, verantwoordelijkheden, financiën, deadlines, vertrouwelijkheid en conflictoplossing. In het geval van samenwerking binnen het IZA adviseren wij te allen tijde afspraken te maken over minimaal de onderwerpen financiën en communicatie. Wie spreekt wanneer met welke partij(en) en brengt wie wanneer op de hoogte? Eenduidige berichtgeving en communicatiemomenten zijn zeker voor omvangrijke samenwerkingen van bijvoorbeeld grote transformaties belangrijk.
Betrek alle betrokken partijen: zorg ervoor dat alle relevante partijen zijn betrokken bij het opstellen van de spelregels, ongeacht de grootte van een partij. Dit zorgt voor een breed draagvlak waarbij iedereen zich gehoord en verbonden voelt.
Definieer de doelen: bepaal de overkoepelende doelen van het samenwerkingsverband. Dit helpt bij het bepalen van de spelregels en zorgt ervoor dat ze in lijn zijn met de visie en missie van de samenwerking.
Maak regels meetbaar en haalbaar: formuleer de spelregels zo dat ze meetbaar en haalbaar zijn. Zorg ervoor dat ze specifiek genoeg zijn, zodat ze kunnen worden gevolgd en geëvalueerd en ze duidelijk zijn voor nieuwe deelnemers.
Zorg voor flexibiliteit: hoewel spelregels belangrijk zijn, is het ook belangrijk om flexibiliteit in te bouwen om te kunnen inspelen op veranderende omstandigheden zoals de toetreding van nieuwe samenwerkingspartners. Sta open voor aanpassingen en herzieningen als dat noodzakelijk is voor de samenwerking. Echter, vaak is het uitgangspunt dat bij toetreding van een samenwerking de nieuwe partij zich conformeert aan de spelregels en dat bij de jaarlijkse evaluatie doelen herzien worden. Dit is een spelregel die vastgelegd kan worden.
Communiceer en leg de regels vast: zorg ervoor dat de spelregels toegankelijk zijn en duidelijk worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen. Documenteer de regels in een samenwerkingsovereenkomst, handboek of een vergelijkbaar document.
Regelmatige evaluatie en herziening: spelregels moeten we regelmatig evalueren en indien nodig herzien. Dit kan tijdens vergaderingen of op geplande evaluatiemomenten om ervoor te zorgen dat de regels nog steeds relevant en effectief zijn. Doe het minimaal één keer per jaar.

Besturing en governance
Besturing en governance is een belangrijk organisatieonderdeel van een samenwerking. Een goed werkende governance is hét vliegwiel voor succes. Hieronder vier tips om dit onderdeel goed te organiseren.

Inrichten van de structuur: bepaal gezamenlijk de structuur van de samenwerking via de governance, het bekende ‘harkje’. Geef ook werkgroepen in deze governance een plek. Zorg dat het harkje voor alle deelnemende partijen representatief is. Vul per onderdeel van het harkje aan:
1. Wie hebben er zitting?
2. Wat zijn hun taken?
3. Wat zijn hun bevoegdheden?
4. Wat zijn hun verantwoordelijkheden?
Besluitvorming: in het kader van het IZA zal vaak sprake zijn van gelijkwaardigheid, dus geen hiërarchie. Definieer duidelijke besluitvormingsprocessen die gebaseerd zijn op gelijkwaardigheid en consensus. Dit houdt bijvoorbeeld in dat alle partijen een gelijke stem hebben of dat we besluiten nemen op basis van overeenstemming tussen alle betrokkenen. Zorg ervoor dat deze processen transparant en inclusief zijn.
Communicatie: zorg voor een effectieve communicatiestructuur binnen de samenwerking, waarbij je een open en transparante communicatie stimuleert. Dit kan onder meer door het regelmatig organiseren van vergaderingen, het ontwikkelen van communicatiekanalen en het delen van relevante informatie, inclusief de afspraken wie wat wanneer doet.
Evalueren en aanpassen: regelmatige evaluatie (minimaal eenmaal per jaar) van de governance- en besturingsstructuur is essentieel. Monitor de effectiviteit van de samenwerking, identificeer uitdagingen en kansen, en pas de structuur indien nodig aan. Het is belangrijk om een leercultuur te bevorderen en voortdurend te streven naar verbetering.

Geef de samenwerking vorm
Tot slot: hoe geef je samenwerking (juridisch) vorm? Een passende organisatievorm sluit een-op-een aan op de gezamenlijke ambitie en is ‘zo licht’ mogelijk georganiseerd. Dat geeft de meeste flexibiliteit in het vervolgproces. Regelmatig krijgen we de vraag: ‘wij willen graag fuseren; kunnen jullie daarbij helpen?’. Hierin wordt de vorm voor de inhoud gezet. Wij bewandelen het pad graag andersom: begin bij de inhoud en organiseer daarna de vorm. In het kader van het IZA kennen veel samenwerkingsverbanden een lichte besturingsvorm en een smalle scope. Een taskforce, of samenwerkingstafel zal meestal volstaan. Een set aan spelregels kan ook voldoende zijn.

Figuur 2 laat zien wanneer welke samenwerkingsvorm gewenst is.

Slotartikel: evaluatie
In ons volgende en laatste artikel nemen wij je mee in het organiseren van een goed proces. We spreken vaak over over ‘evalueren’ of ‘monitoren’. Maar hoe doe je dit? Wanneer doe je dit en met wie? In het slotartikel lichten we toe welke ingrediënten minimaal een plek moeten krijgen in het procesontwerp van je samenwerking.

Lees ook onze andere artikelen over samenwerken in het Integraal Zorgakkoord:

6. Samenwerkingen zijn net mensen: werk aan de relatie

5. Van eigen belang naar gezamenlijk belang

4. Hoe bepaal je een gedeelde betekenisvolle ambitie?

3. Eerste Hulp bij Opstarten van een transactionele samenwerking

2. Klaar voor de start: bepaal de samenwerkingsvorm

1. Het Integraal Zorgakkoord: wat vraagt dit van samenwerken?