Wanneer je op weg bent naar een goede kickstart van je samenwerking is het niet alleen van belang de ‘waarom’, ‘wie’, ‘wat’, ‘hoe’-vragen te beantwoorden, maar moet je je ook buigen over de vraag wat de samenwerking moet opleveren. Formuleer zo concreet mogelijk welk effect je met elkaar wilt bereiken.
Je kunt de effecten zowel op kwantitatief als op kwalitatief niveau vaststellen. Vragen die spelen bij kwalitatieve effecten: als we over een jaar terugkijken, wanneer is het dan voor alle partners een succes? Heeft de samenwerking tot nieuwe ideeën en/of kennis geleid? Is het vertrouwen gegroeid? Vragen die focussen op kwantitatieve effecten zijn: zijn de serviceafspraken nageleefd? Was het nieuwe product een succes? Hoeveel heeft het financieel opgebracht?
Ambitie afspraken maken
Als je tot afspraken wilt komen, helpt het vaak dat je inzichtelijk maakt wat je wilt bereiken. Maar je moet zeker ook afspreken wat ieder aan die doelen bijdraagt. Je kunt hiervoor gebruikmaken van het ambitie-inspanningen-model. Dit model is te vinden in ons boek Samenwerken: van idee naar afspraak. Je vult het ambitie-inspanningen-model als volgt in:
- bovenaan plaats je de gedeelde ambitie, samengevat in de belangrijkste trefwoorden
- daaronder, op het tweede niveau, geef je aan wat de belangrijkste doelen zijn die daaraan bijdragen. Het gaat om zogenoemde ER-doelen: doelen die eindigen op ‘er’. Denk aan: sneller, korter, gezonder, inclusiever, minder enzovoort
- vervolgens kijk je hoe je die doelen kunt kwantificeren. Daar wordt vaak het acroniem SMART voor gebruikt (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden)
- tot slot geef je aan welke inspanningen je gaat doen die bijdragen aan die doelen. Daarbij geef je per partner aan wat zijn bijdrage is.
Het is een hele exercitie om dit samen te doen, maar het helpt om te komen tot een gezamenlijk beeld. Met deze exercitie expliciteer je wat de afspraken precies inhouden en wat er precies wordt gevraagd van de partners.
Spelregels in samenwerking
Behalve afspraken over het effect dat je wilt bereiken en het organiseren van goede verhoudingen, is er ook een aantal spelregels te noemen die bijdragen aan het succes van de samenwerking. Dit zijn niet het type afspraken die je maakt over financiële investeringen of de eisen die je aan een product stelt. Het zijn spelregels die de samenwerkingspartners beschermen voor ‘gedoe’ dat zich vaak voordoet, maar dat ook te voorkomen is. Het formuleren van deze spelregels in een samenwerking is overigens vaak al een nuttige interventie op zichzelf. Je laat hiermee namelijk zien wat partners belangrijk vinden.
Je kunt aan de volgende spelregels denken:
- we verrassen elkaar niet
- we stemmen ons inhoudelijke verhaal af voordat we naar buiten treden
- we informeren elkaar als we met partijen buiten de samenwerking spreken
- we respecteren elkaars kernwaarden en tornen daar niet aan
- als het spannend is, bellen we elkaar (in plaats van e-mailen)
- als daarom gevraagd wordt, gaan we een extra mijl voor elkaar.
Deze afspraken klinken logisch, maar het is niet altijd even gemakkelijk en vanzelfsprekend om ze op papier te zetten en je er vooral ook aan te houden. Ruim daarom tijd in om deze afspraken samen op te stellen. En daarna? Een stevige handdruk, handtekening eronder en doen!
Het boek ‘Samenwerken: van idee naar afspraak‘ is hier te koop en bevat nog veel meer praktische modellen en tools die helpen bij het succesvol starten van een samenwerkingsverband.