Elisabeth Floor: “Het is een kwalitatieve evaluatie om het goede gesprek aan te gaan”
Een (netwerk)samenwerking evalueren kan op vele verschillende manieren. Gevolg: iedere keer nieuwe vragen opstellen, iedere keer opnieuw het wiel uitvinden. Dit was ook de ervaring van Proscoop. Deze regionale ondersteuningsstructuur (ROS) besloot een pilot aan te gaan met de Samenwerking.app van Common Eye om de evaluaties meer te stroomlijnen, waardoor ze minder tijd kosten. De eerste resultaten zijn veelbelovend. In gesprek met adviseur Elisabeth Floor van Proscoop die de pilot heeft begeleid.
Proscoop is de regionale ondersteuningsstructuur (ROS) in Noordoost-Nederland voor goede zorg en gezondheid dichtbij. Proscoop is maatschappelijk gedreven en organiseert de samenwerking tussen partijen met de burgers als uitgangspunt. Elisabeth Floor is adviseur Drenthe en Flevoland en houdt zich onder andere bezig met de procesbegeleiding van beleidsgroepen integrale ouderenzorg. Zij vertelt over de aanpak van de pilot met de Samenwerking.app.
Behoefte aan helpende tool
Proscoop begeleidt verschillende samenwerkingen in de regio. Deze samenwerkingsverbanden of netwerken wil je regelmatig evalueren en iedere keer kost dat tijd. Telkens moet je bijvoorbeeld opnieuw bepalen welke vragen je gaat stellen, aan wie en of je een indeling in sectoren maakt. Elisabeth vertelt: “Er was dus best behoefte aan een eenduidige manier van evalueren. Een collega binnen de organisatie had een demonstratie gezien van de Samenwerking.app en dat was de aanleiding voor een pilot. Het voordeel is dat wij ook werken vanuit het samenwerkingsmodel van Common Eye. Op basis van de vijf samenwerkingscondities legt de Samenwerking.app een aantal stellingen voor. Dit sluit dus goed aan op onze werkwijze.”
Aanpak
De organisatie pakte de pilot slim en efficiënt aan. Voor vijf verschillende lokale zorgnetwerken in Drenthe werd de pilot op dezelfde manier ingezet. Per netwerk was er een evaluatiebijeenkomst waarbij circa 10 betrokkenen aanwezig waren. De deelnemers kwamen uit verschillende sectoren (zoals huisartsenzorg, gemeenten, vvt, welzijn en eventueel inwoners) en per sector werd de groep bevraagd. In een ontspannen sfeer werd ter plekke gevraagd om de evaluatie in te vullen via een smartphone of laptop. Daarna werd gezamenlijk gegeten en aansluitend was de presentatie van de uitkomsten met daarbij het groepsgesprek.
Elisabeth: “Het was erg prettig dat we direct het gesprek konden aangaan op basis van de resultaten per samenwerkingsconditie. Tijdens de bijeenkomst werden goede vragen gesteld, zoals waarom zitten we hier eigenlijk met elkaar? En klopt onze gezamenlijke ambitie nog altijd? In de app kun je aanvullende opmerkingen geven waarop je kan voortborduren tijdens het gesprek. De deelnemers ervaarden het als prettig om uit de waan van de dag hierover van gedachten te wisselen.”
“Dit snijdt hout. Door het beperkte aantal antwoordmogelijkheden creëer je geen schijnnauwkeurigheid.”
Uitproberen en testen
Op welke zaken heeft Proscoop gelet bij de evaluatie van de pilot? Elisabeth: “Van tevoren hadden we geen uitgebreid meetplan bepaald. Uitproberen en testen was het motto. Wat zien we gebeuren tijdens het testen? Wel vonden we een aantal uitgangspunten belangrijk. We keken onder meer naar de gebruikersvriendelijkheid en het gebruiksgemak voor de deelnemers, en die zijn dik in orde. De Samenwerking.app vergt even wat voorbereiding, maar dankzij de heldere handleiding is dat goed te doen. Bijvoorbeeld denk je na over de verdeling, zoals wij het per sector deden. Ook vinden we de look and feel belangrijk. De app is overzichtelijk en heeft een frisse moderne uitstraling. Heel praktisch is dat je de uitkomsten direct ziet en kan tonen aan de groep. Daardoor is het iets van elkaar samen!”
Een ander voordeel vindt ze dat je zelf een evaluatie kan aanmaken, zonder hulp van een externe. De stellingen zijn concreet genoeg en op vele (samenwerkings)fronten toepasbaar. “Dit snijdt hout. Door het beperkte aantal antwoordmogelijkheden creëer je geen schijnnauwkeurigheid.”
Elisabeth ziet nog wel een verbeterpunt: de dia’s met resultaten kun je niet exporteren naar een rapport of presentatie. Die moet je knippen en plakken. Dat kan beter vindt ze.
Reacties
De reacties van de deelnemers aan de evaluaties zijn positief. Het heeft vast ook te maken met de aanpak van Proscoop en de fysieke bijeenkomsten, maar de meesten ervaren het als prettig om uit de waan van de dag te praten over de samenwerking. Het gebruik van de app scheelt tijd en men waardeert de heldere uitstraling. “Het oog wil ook wat.”
Een treffende uitspraak van een deelnemer: ‘Het geeft inzicht om met elkaar het gesprek aan te gaan, maar het is geen tool voor harde monitoring. Het kan wel goed als evaluatietool worden ingezet.’ Elisabeth vult aan: “De score is eigenlijk niet eens het belangrijkste. Het is een kwalitatieve evaluatie waardoor je met elkaar in gesprek kan gaan.”
Hoe nu verder?
Proscoop gaat door met de Samenwerking.app. Elisabeth: “We willen ernaar toewerken dat dit de standaardtool wordt om iedere samenwerking te evalueren. Je kan de app ook meerdere keren, in verschillende stadia van de samenwerking, toepassen. Hoe en of dat werkt, moeten we nog ervaren.”
Nodige communicatie
Het is een uitdaging dat de mensen ermee gaan werken. “Er zijn 1001 tools die je kan inzetten. Hoe stimuleer je het gebruik en hoe zorg je ervoor dat onze mensen de app kennen? Dat vraagt de nodige communicatie. Iemand van Common Eye gaat in ieder geval een intern webinar geven over het gebruik van de tool”, vertelt Elisabeth. Ook zijn er ideeën om het extern te gaan communiceren. “Wil je het goede gesprek over een samenwerking aangaan, dan kun je bij ons aankloppen. Maar dat moet nog uitgewerkt worden.” Het begint met goede interne communicatie en het maken van afspraken.
Tekst: door Monique Krol
Is na het lezen van dit artikel jouw interesse gewekt in deze evaluatietool? Lees meer over de Samenwerkings.app.