Conflicten bij samenwerken komt dat nu vaak voor?

Vanuit onze adviespraktijk over samenwerken, krijgen wij vragen die gaan over leiderschap en persoonlijk handelen. Vragen waar mensen graag met iemand over willen reflecteren en samen mee aan de slag gaan. Het gaat om vragen als: “Hoe bouw ik aan een succesvolle samenwerking? Waarom kom ik steeds in een conflictmodel terecht met deze professionals en hoe kan ik dit oplossen? Hoe werken wij samen als team en hoe kunnen wij onze eigen samenwerking verbeteren?” Common Eye biedt coaching en mediation aan bij dergelijke vragen. Om een beeld te geven wat wij daarin doen, schrijven wij blogs. In die blogs interviewen wij elkaar over onderwerpen die ons bezig houden. In dit blog interviewden wij collega Johanneke Schilthuis.

Conflicten en ruzies zijn iets van alledag en meestal kunnen we die zelf goed oplossen. Maar wanneer dat niet het geval is en jezelf en je werk er door belemmerd worden, kan het helpen om onder begeleiding te kijken of je samen tot een oplossing kan komen.

“De meeste mensen kunnen eigenlijk goed samenwerken. We leren dit immers van jongs af aan. Toch zijn er voldoende situaties waarin het mis kan gaan; waarin mensen elkaar niet weten te vinden, mensen tegenover elkaar komen te staan en ze er samen niet uit komen. Mensen die niet samen door één deur kunnen.” Zo stelt Johanneke Schilthuis, samenwerkingsadviseur en mediator. “Het komt toch regelmatig voor dat een samenwerking met de beste intenties start, maar er gaandeweg irritaties ontstaan. Ik spreek over een conflict als mensen er samen niet meer uitkomen. Ze komen niet tot een oplossing.”

Spreek je bewust over mensen? Niet over organisaties of partijen?
Iedere samenwerking – of het nu tussen organisaties, tussen teams of tussen individuele mensen is – is uiteindelijk een samenwerking tussen mensen. De uitspraak samenwerken is mensenwerk klopt natuurlijk. Dus ook bij een conflict tussen twee of meer organisaties, zit ik uiteindelijk met mensen aan tafel. Extra complexiteit bij een samenwerking tussen teams of organisaties is dat er achter iedereen aan tafel nog een hele achterban meekijkt. Dat maakt het oplossen van een dergelijk conflict lastiger, maar de basis blijft hetzelfde.

Je bent naast adviseur ook mediator, dat klinkt best zwaar en beladen.
Ja, dat kan het ook zijn. Mediation kan een manier zijn om een juridisch traject met advocaten en rechtszaken te voorkomen. Dergelijke trajecten zijn redelijk officieel. Je werkt dan met contracten, je maakt afspraken over vertrouwelijkheid en je doorloopt een zeker proces met elkaar. Aan een dergelijk traject zitten allemaal verplichtingen. Het hoeft echter niet zo zwaar te zijn. Als mediator heb ik technieken geleerd die je eigenlijk overal kunt inzetten. Het zijn technieken die je kunt inzetten om mensen een goed gesprek te laten voeren. Ik adviseer juist om in een eerder stadium met elkaar het gesprek aan te gaan, zodat een dergelijk proces voorkomen kan worden.

Gebruik je die technieken vaak?
Eerlijk gezegd, ik gebruik die technieken dagelijks maar toch vooral tijdens grotere en kleinere ruzies en irritaties.

Wat zijn die technieken? Wat doe je dan?
In conflictsituaties probeer je onafhankelijk te zijn. Je wilt er voor alle partijen zijn. Dat klinkt makkelijk, maar dat is het in de praktijk helemaal niet. Om bijvoorbeeld een goed persoonlijk contact te maken, gebruiken wij vaak onbewust woorden waarin wij aangeven dat wij het met iemand eens zijn. Of dat wij iemand snappen. Dergelijke woorden kunnen al snel begrepen worden als het kiezen van een kant. Echt onafhankelijk zijn en toch een goed en persoonlijk contact maken; dat is lastiger dan het lijkt. En, misschien een open deur, maar als mediator heb ik geleerd dat het niet helpt om een expert advies te geven en oplossingen aan te dragen. Het gaat er juist om dat mensen er met elkaar uitkomen. Als mediator zie ik het als mijn rol om een proces op gang te brengen tussen mensen waarin zij met elkaar in gesprek gaan en samen naar oplossingen zoeken.

Ok. Dat snap ik, maar hoe doe je dat dan precies? Kun je ons meenemen in een aantal technieken die je inzet?
Nou, als eerste en belangrijkste denk ik aan de structuur van een gesprek. Ik zorg voor een opbouw van het gesprek waarin alle perspectieven boven tafel komen. Ik creëer en setting waarin ruimte ontstaat voor alle perspectieven. Een andere techniek is aandacht; aandacht voor wat mensen belangrijk vinden.

De basis is een inventarisatie. We besteden met elkaar aandacht en markeren expliciet met elkaar waar wel overeenstemming over is en waar geen overeenstemming over is. In een conflict zijn mensen vaak geneigd om vooral aandacht te besteden aan die onderwerpen waar discussie over is. Waar het lastig is. Het helpt om ook het gesprek te voeren over de onderwerpen waar je het juist wel over eens bent. Vaak is dat meer dan mensen zelf in de gaten hebben. Als je de inventarisatie van alle onderwerpen hebt gedaan, dan kun je met elkaar die onderwerpen uitdiepen waar je het niet over eens bent. Daarbij ben ik per onderwerp op zoek naar alle perspectieven.

Pas als wij alle perspectieven hebben en het beeld compleet is, dan zet ik mensen aan het werk om met elkaar op zoek te gaan naar oplossingen.

Klopt het dat je met deze technieken het gesprek ook uit de emotie probeert te halen? Je maakt het bespreekbaar?
Dat klopt inderdaad. Je wilt met elkaar een gedeeld beeld van de situatie creëren. Daarbij zou je overigens ook heel goed een onafhankelijk, inhoudelijk expert in kunnen zetten. Belangrijk daarbij is dat mensen dat samen bepalen.

Wat zijn de uitkomsten van een traject met jou?
Die kunnen eigenlijk heel divers zijn. Wat er in ieder geval altijd gebeurt, is dat er een gedeeld beeld ontstaat van de situatie en dat mensen elkaar beter leren begrijpen en snappen. Soms is dat het enige dat gebeurt. Het kan gebeuren dat er geen oplossing te vinden is waar iedereen het over eens kan zijn. Dat is lastig. Dan moet je naar andere manieren om het conflict op te lossen. Tegelijkertijd kan het dus ook voorkomen dat mensen er op deze manier wel samen uitkomen. Dat is uiteraard waar ik naar streef om te bereiken.

Klinkt goed. En wanneer kan ik jou bellen met een vraag? Bij een conflict of al eerder?
Liever eerder hoor. Soms voel je al aankomen dat het niet helemaal lekker loopt. Dat er onvoldoende voortgang is in de samenwerking bijvoorbeeld. De technieken die ik hier beschreef, zijn in veel meer situaties relevant en daarvoor hoef je echt niet te wachten tot er een conflict is.

Klik hier voor meer informatie over coaching en mediation bij Common Eye.