Een veelgestelde vraag aan de start van een samenwerkingsverband is: hoe pakken we dit aan? Waar beginnen we? Maar ook als samenwerkingen operationeel zijn, moet je het vitaal houden. Na het jarenlang begeleiden en analyseren van samenwerkingsverbanden, allianties en netwerken weten wij dat een succesvolle samenwerking niet slaagt zonder de houvast van een procesmatige aanpak. In dit artikel behandelen we het ontwikkelingsproces van een samenwerking.
De vijf fasen van een samenwerking
We beschrijven hier de fasen in een samenwerkingsproces, vanaf het moment dat potentiële partners serieus met elkaar in gesprek gaan. De ontmoeting tussen verschillende partners en de aanleiding voor de eerste gesprekken kunnen zeer divers zijn; deze laten we dan ook buiten beschouwing.
Fase 1: Het verkennen van de situatie
In de verkenningsfase maken partijen inzichtelijk waarom ze met elkaar willen samenwerken. Het doel is inzicht verkrijgen in de doelstellingen, issues, elkaar belangen en context van het samenwerkingsproces. Belangen bepalen waar je staat, wat je wilt, wat je doet. De ervaring leert dat in iedere situatie meerdere soorten belangen tegelijkertijd aan de orde zijn. Het gaat dan om individuele belangen, organisatiebelangen en collectieve belangen. Daarnaast is het belangrijk dat betrokkenen inzicht krijgen in de ambities van potentiele partners, de door hen ervaren problemen en de gewenste richting van de samenwerking. Wanneer deze belangen aan het begin van het proces niet duidelijk zijn, is de kans groot dat dit tot onverwacht en frustrerend gedrag leidt in een latere fase.
De belangen van betrokken partijen ontdek je door een goed gesprek. Als voorbereiding op dit goede gesprek is in deze fase een goede analyse noodzakelijk. Het gaat hierbij om de essentie van de samenwerking: de ambitie. Hoe benoemt iedere betrokken partij het vraagstuk, oplossing, kans en vorm van de samenwerking? Openheid is hierbij een belangrijke voorwaarde om oprechte interesse in elkaars belangen te ontwikkelen. Het tastbare resultaat van deze verkenningsfase is vaak een startnotitie of bevindingenpresentatie, die inzicht geeft in de belangen van de partijen en de contouren van de gezamenlijke ambitie. Dit vormt het vertrekpunt voor de volgende fasen.
Fase 2: Het verdiepen van ambities en belangen
In deze fase geven de partijen meer kleur en inhoud aan de beelden die zij hebben bij het vraagstuk, de oplossing, de kans en de vorm van de samenwerking. De betrokken partijen worden steeds duidelijker over de gedeelde ambitie in relatie tot hun eigen belangen, over wat ze willen halen en wat ze kunnen brengen. Het doel van deze fase is verdieping van het inzicht in elkaars belangen. Partijen moeten ‘met de billen bloot’. en aangeven hoe ze werkelijk in het proces zitten. Het is noodzakelijk om met elkaar te onderzoeken wat de betekenis is van de samenwerking en deze betekenis steeds verder aan te scherpen.
In de praktijk worden er in deze fase vaak gezamenlijk onderzoeken uitgevoerd, bijvoorbeeld om meer inzicht te krijgen in de context, de markt, de mogelijke samenwerkingsvorm of de financiën. Dit noemen we ook wel ‘Joint Fact Finding’. De resultaten van de analyses en van de gemeenschappelijke ambitieontwikkeling bepalen wat in de volgende fase wordt uitgewerkt. Communicatie tussen de betrokken partijen en binnen de eigen organisatie is nu van groot belang. Deze fase wordt vaak afgesloten met een intentieverklaring waarin partijen hun gezamenlijke ambities op papier zetten.
Fase 3: Overeenkomen: koers en richting van de samenwerking
Overeenkomen is een fase waarbij de partijen gezamenlijke opvattingen over koers en richting vertalen in afspraken. In deze fase worden oplossingen geformuleerd die meerwaarde hebben voor de partijen.
Partijen dienen in deze fase niet alleen elkaars belangen te gedogen. Ze dienen er ook hun best voor te doen te zorgen dat de andere partij zijn belangen daadwerkelijk kan verwezenlijken. Als partijen een langdurige samenwerking willen aangaan, is het van belang dat zij een win-win oplossing vinden waarbij alle belangen in voldoende mate worden gediend. Daarvoor is het soms nodig om de taart groter te maken: zijn er oplossingen mogelijk die voor alle partijen toegevoegde waarde creëren, bijvoorbeeld door nieuwe partijen met aanvullende resources bij de samenwerking te betrekken?
Doel van deze fase is het maken van afspraken over koers en richting. De onderhandeling is een belangrijk instrument in deze fase. De aanpak van de onderhandeling vraagt om aandacht voor de rol, emoties en het gedrag van alle betrokken personen en organisaties. Aandacht voor de onderlinge relaties en goede spelregels over gedrag zijn dus cruciaal. Het resultaat van de onderhandeling wordt immers in grote mate bepaald door het onderlinge begrip van partijen en de mate waarin zij elkaar iets gunnen.
Fase 4: Het vormgeven van de oplossing
Dan komt het moment van heet vormgeven van de oplossing. In deze fase gaan de partijen concreet met de inhoud en vorm van de samenwerking aan de slag. Ze bouwen voort op de beelden van de vorm van samenwerken die zij deelden en overeenkwamen in de vorige fasen. Dit is zeker geen invuloefening; ook hier komen meningsverschillen voor, moet er (her)onderhandeld worden en zijn er mee- en tegenvallers.
In de balans tussen ontwikkelen en ontwerpen komt de nadruk nu meer te liggen op het vormgeven; de vorm van de samenwerking en de organisatie van de beoogde activiteiten. In dit stadium worden vaak wat meer resultaatgerichte (project)managementvaardigheden ingebracht. Het resultaat is een concreet ingerichte samenwerking, met bemensing en verantwoordelijkheden, en een werkprogramma. Hierna kan de schop de grond in.
Fase 5: Het uitvoeren en vernieuwen van een samenwerking
Nadat de afspraken zijn gemaakt, moeten deze worden omgezet in concrete uitvoering. Tijdens het uitvoeren van de afspraken blijft goed procesmanagement van belang om zicht te houden op de voortgang op de gezamenlijke ambitie, of de ambitie nog steeds relevant en gedeeld is en of er voldoende recht wordt gedaan aan de belangen.
In een samenwerkingsverband is er steeds noodzaak voor evaluatie en vernieuwing. Dit is onder andere van belang bij langlopende samenwerkingsverbanden. Een samenwerkingsverband brengt juist mensen bij elkaar die op zoek zijn naar nieuwe mogelijkheden en nieuwe kansen. Eigenlijk wordt er nooit een punt gezet, maar is er altijd sprake van een puntkomma: het samenwerkingsproces gaat door, maar is per definitie niet oneindig.
Het proces als analysekader
De vijf fasen geven inzicht in de status van het samenwerkingsverband: waar staan we, welke stappen hebben we doorlopen en welk issues hebben we met elkaar aan te pakken. Het geeft houvast bij de keuze van de volgende stap. We zien vaak dat samenwerkingsverbanden die bepaalde stappen overslaan of veronachtzamen op een later moment stagneren.
Bron: Leren samenwerken tussen organisaties, Edwin Kaats en Wilfrid Opheij, 2011.