Samenwerkingsassessment in de aanbesteding van Bouwteam Bruggen Oranje Loper voor de gemeente Amsterdam

>

Samenwerkingsassessment in de aanbesteding van Bouwteam Bruggen Oranje Loper voor de gemeente Amsterdam

Opdrachtgever

Het ontwikkelen en uitvoeren van het samenwerkingsassessment was een samenwerking tussen Common Eye en de gemeente Amsterdam.

Aanleiding en vraagstuk

Bij complexe infrastructurele projecten zijn veel partijen betrokken. Zo ook bij het project ‘Bruggen Oranje Loper’. Het vervangen van deze bruggen is onderdeel van het programma Oranje Loper. Dit programma vernieuwt de Nieuwezijds Voorburgwal en de straten en bruggen van Raadhuisstraat tot Mercatorplein. Een goede samenwerking is bij dit soort projecten cruciaal voor het behalen van doelstellingen en het laten slagen van het project. Bij opdrachtgevers bestaat daarom al langer de behoefte om al “aan de voorkant” van een project bij de aanbesteding gegadigden te kunnen toetsen op samenwerkingsvaardigheid. Om dit te kunnen waarmaken, heeft de gemeente Common Eye gevraagd om een samenwerkingsassessment te ontwikkelen en uitvoeren om gegadigden op samenwerking te toetsen. Vanuit de gemeente was Yvonne Korver betrokken, partner bij PRO6managers en voor de gemeente Amsterdam werkzaam aan project bruggen Oranje Loper.

Werkwijze

Eerst zijn we met de gemeente in gesprek gegaan over welke samenwerkingscompetenties zij graag terug ziet in een project van deze aard en omvang. Uiteindelijk zijn er zes competenties gedefinieerd, waaronder betrouwbaar samenwerkingsgedrag, het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid, adaptief vermogen en het omgaan met belangen. De zeven gegadigden kregen tijdens het assessment opdrachten op basis waarvan de assessoren het samenwerkingsgedrag konden observeren. De meeste opdrachten kwamen direct uit de samenwerkingspraktijk van dit type projecten.

Het mooie aan dit instrument is dat we het zo hebben ontworpen dat het assessmentrapport kan dienen als lerend instrument tijdens de PSU (Project Start Up). De uitkomsten zijn hiervoor mooie input. Zowel aannemers als de gemeente hebben hierdoor al vroeg in het proces ervaringen met elkaar opgedaan op basis van de bovengenoemde competenties. Hiermee staat de wijze van hoe de samenwerking vorm gegeven zal worden al vanaf de aanbesteding op het netvlies bij alle partners in het bouwteam.

Reflectie

Het was een innovatief project waar we in co-creatie continu hebben gekeken hoe we het assessment beter konden maken. Immers, voor velen was dit proces nieuw en daarmee innovatief. Voor Common Eye was het interessant om op deze manier creatief bezig te zijn met het toepassen van ons gedachtegoed rondom samenwerken in een aanbestedingsproces. Daarnaast zagen we dat deelnemers vanuit de opdrachtnemers erg positief waren over het assessment, dat was mooi om te zien.

Gedurende het traject zijn er veel nieuwe inzichten opgedaan. Zo zijn er samenwerkingscompetenties die op gespannen voet met elkaar kunnen gaan staan. Wanneer een aannemer zich vanuit een casus strikt houdt aan de gemaakte afspraken om geplande werkzaamheden niet te verzetten ondanks de druk uit omgeving en politiek maakt dat de aannemer op zichzelf een betrouwbare partner: afspraak is afspraak. Alleen toont de aannemer zich dan niet adaptief, en kan dus als ‘stug’ en ‘rigide’ worden gezien. In zo’n geval kun je niet tegelijk betrouwbaar én adaptief zijn. Hieruit blijkt dat het niet gemakkelijk is om te definiëren wat goede samenwerking is. Zo zwart-wit is een goede samenwerking niet, omdat dat dat altijd afhankelijk is van de context.  Een leerpunt dat hieruit voortkomt is dat hoewel we vaak wel een gedeeld beeld hebben bij wat goede samenwerking is, elk type project wellicht een ander soort mix van samenwerkingscompetenties nodig heeft.

Meer informatie
Betrokken adviseurs

Freek van Berkel, Edwin Kaats, Nikki Willems, Esther Klaster, Rosi Dhaenens en Yvonne Korver.

Duur traject

Voorjaar 2019 tot januari 2020.

Advies nodig bij jouw samenwerkingsvraagstuk?

Neem contact op met Freek van Berkel. 

Leergang Samenwerken voor de Metropoolregio Eindhoven

>

Leergang Samenwerken voor de Metropoolregio Eindhoven

Samenwerkende organisaties

21 gemeenten in Zuidoost Brabant.

Vraagstuk

Sinds 1 januari 2016 werken 21 gemeenten in Zuidoost Brabant samen in de Metropoolregio Eindhoven. De Metropoolregio is een bestuurlijk samenwerkingsverband en de opvolger van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE). De samenwerking in de Metropoolregio is een netwerksamenwerking: flexibiliteit en verbinding met andere netwerkpartners staat voorop. De ambitie is de regio verder te ontwikkelen tot een economische wereldspeler die internationale allure koppelt aan regionale eigenheid. Om dit te bereiken is een regionale agenda opgesteld. De netwerksamenwerking wordt ondersteund door de ambtelijke organisatie van de Metropoolregio. De medewerkers bieden procesondersteuning bij de uitwerking van de regionale agenda. In de ontwikkeling van hun kennis en vaardigheden op het gebied van samenwerken en procesmanagement werden zij bijgestaan door Common Eye.

Oplossing

Common Eye ontwikkelde een leergang op maat voor de medewerkers van de ambtelijke organisatie. De leergang bestond uit drie onderdelen. Allereerst een reeks met modules gericht op specifieke aspecten van samenwerken en procesmanagement. Denk bijvoorbeeld aan omgaan met belangen, aan dialoogvoering, of aan het maken van een goede aanpak voor het samenwerkingsproces. Het tweede onderdeel was gericht op het individu: het leren kennen van je eigen stijl en drijfveren, en het inzicht krijgen bij welke stijl of werkwijze goed bij jou past. In het derde onderdeel reflecteerden we op situaties uit de praktijk met behulp van intervisie. De leergang werd afgesloten met een tweedaagse simulatie om te ervaren in de praktijk. Deze simulatie werd ontwikkeld en begeleid door prof. dr. Sandra Schruijer, hoogleraar Organisatiewetenschap aan de Universiteit Utrecht en gespecialiseerd in de sociale psychologie van samenwerken. Ook voor andere onderdelen van de leergang werd samengewerkt, onder meer met Management Drives.

Opgeleverd

De leergang bracht helderheid in hoe de ambtelijke organisatie haar rol in de Metropoolregio wil invullen. De leergang vond plaats kort nadat de omslag was gemaakt van uitvoeringsorganisatie naar netwerksamenwerking. Het was daarom even zoeken naar de juiste rol. Wat betekent procesondersteuning precies? Waar begint de rol van de ambtelijke organisatie en waar houdt deze op? Hoe borg je het eigenaarschap onder de gemeenten en voorkom je dat je het overneemt? Vragen en dilemma’s waar in de leergang uitgebreid bij is stilgestaan. De leergang heeft tot slot geresulteerd in een document waarin de ambtelijke organisatie haar rol en werkwijze beschrijft. Hiermee treedt zij de gemeenten tegemoet en biedt ze helderheid in haar rol. En dat is hard nodig in een omgeving die zo dynamisch en veelzijdig is als de Metropoolregio Eindhoven.

Betrokken adviseurs

Manon de Caluwé en Wilfrid Opheij.

Duur traject

September 2016 tot november 2017.

Zoek jij een passende oplossing voor jouw samenwerkingsvraagstuk?

Samenwerken aan maatschappelijke opgaven in Flevoland

>

Samenwerken aan maatschappelijke opgaven in Flevoland

Samenwerkende organisaties

Provincie Flevoland in de regio.

Vraagstuk

Doordat de samenleving verandert en maatschappelijke opgaven – denk bijvoorbeeld aan de energietransitie – complex zijn, is de rol van de overheid aan het veranderen. De overheid is minder vaak dé leidende of bepalende partij. Steeds meer werkt ze samen met partners uit de omgeving. Zo ook de provincie Flevoland. De provincie wil ontvankelijker worden voor initiatieven, ambities en belangen in de samenleving die bijdragen aan de aanpak van die vraagstukken. En wil beter leren samenwerken met andere partijen – overheden, maatschappelijke organisaties, bedrijven en inwoners – om opgaven in de regio effectiever te kunnen aanpakken. Onder de noemer van Ruimte voor Initiatief wil de provincie haar bestuursstijl ontwikkelen om gezamenlijk ambities waar te maken. Common Eye helpt de provincie Flevoland bij het doorleven van deze bestuursstijl, en de vertaling naar de praktijk.

Oplossing

Een bestuursstijl ontwikkelen is geen panacee. In het verleden bepaalde de overheid vaak wat de resultaten moesten zijn. Samenwerken en ruimte bieden aan anderen brengt dilemma’s mee. Het betekent vooraf nadenken en dan loslaten. Hoe kun je je als overheid verantwoorden wanneer je niet precies weet wat er uit de samenwerking zal komen? Hoe kom je tot een goede balans tussen het publieke belang en de eigen belangen van organisaties? Hoe geef je ruimte aan anderen, maar zorg je wel dat maatschappelijke doelen worden gehaald of bepaalde waarden worden beschermd? We hebben gekozen voor een lerende aanpak. In de hele organisatie hebben we gesprekken gevoerd over wat dit betekent: met Statenleden, met het bestuur van de provincie, met medewerkers en professionals, en met samenwerkingspartners. Daarnaast hebben we goede en minder goede voorbeelden uit de praktijk besproken en vertaald naar lessons learned. Dit alles om een gedeeld beeld te krijgen van welke werkwijze past bij Ruimte voor Initiatief.

Opgeleverd

De opbrengsten van al deze bijeenkomsten zijn gebundeld in een koersdocument waarin de provincie beschrijft hoe zij wil werken. In een bestuurlijke conferentie hebben provincie en regionale overheden dit gedeeld. Het belang van samenwerken en complementair bestuur is ondergeschreven, en ook van een bestuursstijl die daarbij past. De provincie en gemeenten hebben afgesproken om een regionale agenda te gaan maken waarin gezamenlijke opgaven centraal staan. Voor verschillende opgaven worden passende organiseervormen gekozen, zodat partners en inwoners zo goed mogelijk kunnen aanhaken. In de eigen organisatie zal de provincie de gekozen bestuursstijl doorontwikkelen, onder meer door middel van pilots en experimenten. Hier wordt een vervolgtraject voor ingezet.

Betrokken adviseurs

Manon de Caluwé en Nikki Willems.

Duur traject

November 2017 tot december 2018.

Wil jij ook een passende oplossing voor jouw samenwerking?

Samenwerking rijksinspecties

Samenwerking rijksinspecties

Samenwerkende organisaties

De tien rijksinspecties, verenigd in de Inspectieraad.

Vraagstuk

De Inspectieraad heeft Common Eye gevraagd een essay te schrijven over de betekenis van het begrip ‘samenwerken’ voor de rijksinspecties. Aanleiding hiervoor was het veranderde veld en de behoefte, zowel vanuit rijksinspecties zelf, het veld en de politiek, om meer en beter met elkaar én de ketenpartners samen te werken.

Oplossing

In het essay plaatst Common Eye de samenwerking in haar historische en omgevingscontext. Hoe is er samengewerkt in de loop der jaren? Wanneer is er sprake geweest van samenwerken en wanneer van fuseren? En vooral: welke belangrijke thema’s en vraagstukken leven er bij de verschillende inspecties? Het laatste hoofdstuk van het essay bevat een aantal adviezen en conclusies:

  • werk samen op basis van een gezamenlijke inhoud, het vraagstuk is het vertrekpunt
  • vraagstukken kunnen veranderen, zoek daarom naar lichte en flexibele samenwerkingsvormen
  • organiseer een vorm van netwerkleiderschap
  • stimuleer samenwerkingsvaardigheden.
Opgeleverd

Het essay is in april 2017 aan de Inspectieraad gepresenteerd. De adviezen zijn positief ontvangen. Inmiddels denkt de Inspectieraad na over het aanleren van samenwerkingsvaardigheden in eigen opleidingen en hoe deze te verankeren in de cultuur van de inspecties. Het advies van Common Eye om met elkaar binnen een groter netwerk in kleinere coalities thematisch samen te werken, sloot goed aan bij de wens van de Inspecteurs-Generaal om ‘doe-coalities’ te vormen. Common Eye denkt mee om de adviezen handen en voeten te geven.

Betrokken adviseurs

Edwin Kaats, Esther Klaster en Wilfrid Opheij.

Duur traject

November 2016 tot april 2017.

Advies nodig bij jouw samenwerking?

Neem contact op met Edwin Kaats.

Ambtelijke fusie gemeenten

Ambtelijke fusie gemeenten

Samenwerkende organisaties

Gemeente Oudewater en gemeente Woerden.

Vraagstuk

Hoe om te gaan met een vraagstuk dat politiek best gevoelig ligt? Sinds januari 2015 is het ambtelijk apparaat van de kleine gemeente Oudewater overgegaan naar de grotere gemeente Woerden. Een spannende fusie waarbij best nog wat argwaan over het onbekende naar boven kwam. Deze ambtelijke fusie is vastgelegd in een zogeheten Dienstverleningsovereenkomst (DVO), waarbij de gemeente Oudewater als opdrachtgever fungeert en de gemeente Woerden als opdrachtnemer. Na de eerste hobbelige jaren wil de gemeenteraad van Oudewater graag inzicht in de tevredenheid van de partners over de DVO. Klopt de DVO wel zoals deze is opgesteld?

Oplossing

Een uitdagende, maar ook interessante vraag. Vanzelfsprekend heeft Common Eye vanuit samenwerkingsperspectief naar dit vraagstuk gekeken. Hoe is er in de praktijk samengewerkt tussen ambtenaren, burgers, raad en college van beide gemeenten? Om dat te onderzoeken heeft Common Eye zowel groepsinterviews met de raad van Oudewater als individuele interviews met alle betrokkenen gehouden. Daarnaast heeft het adviesbureau een bewonersenquête afgenomen. Hoe tevreden zijn burgers over de dienstverlening van de gemeenten na de fusie? Dat alles resulteert in een rapport met een aantal krachtige conclusies en aanbevelingen. Welke?

Oplevering

Na het onderzoek blijkt dat er eigenlijk niet zoveel mis is met de opgestelde DVO. De frictie tussen de twee gemeenten komt vooral voort uit een samenspel van relationele en inhoudelijke factoren die elkaar steeds (negatief) beïnvloedden. De raad van Oudewater geeft naar aanleiding van de uitkomsten aan ook kritisch naar zijn eigen rol te willen kijken. Dat is wellicht de grootste winst: het rapport van Common Eye zorgt voor meer nuance en bereidheid van beide gemeenten om hierover met elkaar open het gesprek te willen voeren. Een van de aanbevelingen is om als raad onder leiding een procesbegeleider opnieuw te kijken naar de kaders die de raad van Oudewater het college wil meegeven voor de samenwerking. Dit advies is ter harte genomen. Common Eye werd gevraagd om ook dat gesprek te begeleiden.

Reactie Pieter Verhoeve, burgemeester Oudewater

“Er lag een ingewikkelde politieke opgave en ik vind het knap dat de adviseurs van Common Eye in zo’n korte tijd het vertrouwen hebben weten winnen van vriend én vijand. Dat deden ze op een heel open, daadkrachtige en diplomatieke manier. Daarnaast vond ik het bijzonder dat ze zich onafhankelijk op durfden te stellen: al snel bleek het niet om de beginvraag ‘klopt de DVO wel zoals deze is opgesteld’ te gaan, maar om onderliggende oorzaken. Door de vinger op de zere plek te leggen en mensen een spiegel voor te houden, zijn mede daardoor de onderlinge verhoudingen substantieel verbeterd. Het rapport heeft rust gebracht in de discussie en daar zijn we heel blij mee.”

Betrokken adviseurs

Esther Klaster en Ruben van Wendel de Joode.

Duur traject

Juli 2016 tot augustus 2016 en najaar 2017.

Advies nodig bij jouw samenwerkingsvraagstuk?

Neem contact op met
Esther Klaster